Digitalización y Movilidad, el viaje de Grupo MAT hacia la Transformación Digital

Indicadores y procesos de mejora

Los principales objetivos que nos propusimos en una primera instancia fueron los siguientes:

– Desarrollar un sistema común a todas las actividades de la empresa y, así, homogeneizar la gestión de ellas, favoreciendo la información entre cualquier departamento del grupo, estandarizando los criterios y estableciendo indicadores de gestión comunes.

– Garantizar la capacidad de integración de la plataforma con cualquier aplicación de terceros necesaria.

A título de ejemplo, en la empresa Hormigones MAT se perseguía la integración total de la aplicación LECA, que maneja la producción de hormigón con nuestra plataforma común Business Central. O la aplicación LOGISPLAN, que optimiza las rutas de nuestra división de Logística.

– Realizar el estudio y control de los trabajos a través de diferentes KPIs claves para el desarrollo del negocio, previamente definidos por los responsables de cada actividad, con el claro objetivo de poder mejorar la eficiencia empresarial.

– Crear modelos de analítica de costes que posibilitan analizar resultados desde diferentes perspectivas (clientes, actividades, tipo de servicios, vehículos).

– Optimizar la rentabilidad de la flota de vehículos.
• Mejorar el control de actividad de la flota, mediante el análisis de los tiempos de uso de los vehículos.
• Minimizar tiempos de procesos, como la descarga de tacógrafos, empleando la herramienta de descarga remota.
• Controlar las jornadas de trabajo y las horas de conducción restante a través de la información propia de los tacógrafos.
• Maximizar la optimización de rutas y tiempos de entrega gracias a la integración del sistema de gestión de flotas WEBFLEET con Logisplan, como herramienta de optimización.

– Mejorar la experiencia del cliente. Informar a nuestros clientes en tiempo real de la situación de su pedido y el tiempo estimado de entrega para ofrecer un servicio más personalizado, que les permitiese, a su vez, optimizar sus recursos el máximo posible.

– Planificar las paralizaciones de vehículos y reducción de tiempos de paralización, programando las intervenciones a realizar (p.ej. servicios de mantenimiento) y optimizando las tareas que se deben ejecutar.

– Colaborar con nuestro principal partner de servicio de neumáticos, compartiendo con él la ubicación de los vehículos y garantizando, de esta forma, la presencia del vehículo en el momento de la revisión.

– Apostar por un estilo de conducción más eficiente. Monitorizar el estilo de conducción, a fin de poder acompañar y formar a los conductores que lo necesitan, contribuyendo a aumentar la seguridad en carretera y favorecer, entre todos, el respeto medioambiental.

– Eliminar el uso de papel para la ejecución de actividades y asegurar que la información llega a nuestros empleados de forma telemática, gracias al uso de tablets distribuidas a todos nuestros conductores.

Cuantificación/Estimación reducción consumo

Hemos detectado una reducción de consumo de combustible de un 3,1% gracias a las siguientes medidas que hemos adoptado basándonos en la información suministrada por el sistema de gestión de flotas WEBFLEET:

• Reducción de tiempos de ralentí.
• Motivación de gran parte de nuestros conductores, informándoles sobre los consumos de los vehículos y proponiéndoles objetivos realistas de consumos.
• Identificación de puntos de mejora en los estilos de conducción individual de cada conductor.

Cuantificación/Estimación reducción emisiones CO2

Colaboramos en la reducción de emisiones de CO2 a través de varios de los procesos de mejora anteriormente comentados, incidiendo de forma directa a través de la reducción de tiempos de ralentí, la mejora en el estilo de conducción o la optimización de rutas.

Además, se establece una política anual de renovación de flotas que permite disponer de vehículos dotados de última tecnología a nivel de eficiencia y emisiones. De hecho, durante el proceso de estudio de la inversión para la compra de vehículos, se realiza una valoración técnica basada en el TCO (coste total de propiedad del vehículo), donde uno de los parámetros clave es el consumo del vehículo.

Con todas estas medidas, en el último año hemos experimentado una reducción de emisiones de CO2 de un 4,2%, incluso habiendo experimentado un incremento de flota. El proceso de reducción de consumo y emisión de CO2 no ha terminado en un año, y se seguirá trabajando para que esos porcentajes mejoren.

Innovación aplicada y buenas prácticas

En el año 2015 decidimos dar un cambio a nuestra infraestructura tecnológica y embarcarnos en un complejo proyecto de transformación digital que nos permitiese la gestión integral de todas las actividades del Grupo.

Todo un reto tecnológico dada la complejidad del Grupo por su gran diversificación. Nuestra apuesta fue la implantación del ERP Dynamics 365 Business Central con tecnología Microsoft.

Una vez analizadas todas nuestras áreas de actividad, construcción por una parte (fabricación y transporte) y logística por otra, concluimos que el objetivo era buscar las sinergias de los procesos para poder unificar la gestión teniendo en cuenta las particularidades de cada una.

Se plantea entonces crear un sistema híbrido con 2 verticales y un núcleo financiero. Empezamos a trabajar con Ibermática, partner con capacidad para dar adaptarse a nuestras necesidades gracias a sus soluciones sectoriales específicas, IB Building, especializada en el sector de la construcción, e IB Logistics, especializado en logística y transporte.

Tras un arduo proyecto de integración y desarrollo, en estos momentos disponemos de un sistema de gestión común a todas las empresas del Grupo, adaptado a las exigencias de cada actividad y todos ellos integrados dentro de una misma plataforma. En líneas generales, todas nuestras empresas, independientemente de su actividad, se gestionan bajo un mismo esquema tecnológico.

Cabe destacar, que en los últimos años hemos incorporado nuevas actividades y se han podido adaptar sin problemas a este esquema común, favoreciendo la integración dentro del Grupo.

Una vez desarrollada toda la parte troncal y sus especificaciones dependiendo de la actividad, necesitábamos dotarnos de herramientas que nos permitieran adquirir mayor control sobre la actividad puramente operativa.

Así que dimos cabida a más socios tecnológicos que nos apoyaran en este nuevo reto. Es en ese momento cuando entra en escena Webfleet Solutions, una empresa con capacidad tecnológica para aportar toda la información necesaria de geolocalización de nuestra flota, además de otros servicios como la descarga de tacógrafo, datos de actividad (horas, kilómetros, consumos…) y la evaluación de los estilos de conducción de nuestros conductores.

Por otro lado, también se incorporó al proyecto la empresa NovosSistemas, con su plataforma Satelles, la pieza que nos faltaba en el puzzle para poder realizar una adecuada gestión de pedidos. Éste fue integrado con Dynamics 365 Business Central, como base de datos y con WEBFLEET, como herramienta de geolocalización.

Usabilidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

La plataforma tecnológica de Grupo MAT está formada por una nube privada basada en VMware 6.7 configurada en alta disponibilidad y con 2 niveles de backup de distintas tecnologías, uno de ellos siendo el DRS (Disaster Recovery System) de Grupo MAT, garantizando la continuidad del negocio en todos los niveles 24/7/365.

Además, algunos de nuestros servicios están alojados en Azure y totalmente integrados con la plataforma on premise, creándose una infraestructura híbrida con nube privada y nube pública.
Dentro de nuestra nube privada, tenemos el core del negocio: el núcleo financiero soportado sobre Dynamics 365 Business Central, integrado con nuestro vertical de construcción y con nuestro vertical de logística.

Todo ello conectado con la información que aporta WEBFLEET y procesa Satelles para devolver el resultado final a nuestro ERP.

A grandes rasgos, a continuación, se detalla el circuito de información con la que se gestionan todas las actividades del Grupo:

– En primer lugar, dependiendo del cliente, recibimos los pedidos en distintos formatos. Consecuentemente, tenemos distintos puntos de introducción de pedidos. Éstos pueden ser procesados directamente por nuestro optimizador de rutas LOGISPLAN.

Pueden ser introducidos directamente en nuestros verticales, por ejemplo, los servicios regulares de nuestra actividad de transporte de viajeros. O pueden ser introducidos a través de la plataforma de Satelles, como es el caso del reparto de pienso. Dependiendo de las características de cada actividad, se gestionan de una forma u otra.

– Una vez recibidos todos los pedidos, se confronta esa información con los recursos disponibles para la realización de esos trabajos y los requisitos específicos del servicio. En algunos casos son programas de optimización de rutas los que asignan cada viaje a cada recurso de la forma más optima y, en otros casos, es el jefe de tráfico quien decide qué recurso realiza el trabajo.

– Cuando ya tenemos toda esta información ordenada, la plataforma Satelles se encarga de mandar a cada tablet, el trabajo que tiene que realizar cada empleado. Para ello, se ha dotado a todos los conductores de una tablet Samsung A10 rugerizada en la que, además de recibir el trabajo diario, dispone de distintas apps que favorecen la colaboración en el trabajo.

– Al iniciar la jornada, en cada tablet se empiezan a cruzar datos de WEBFLEET en la plataforma Satelles para ir confirmando los trabajos que se realizan a tiempo real. Esto permite a los responsables tener la información clave para tomar decisiones ante contratiempos e informar a nuestros clientes sobre el estado de sus pedidos.

– Una vez realizados los trabajos, toda la información viaja a nuestro Business Central para poder ser facturado en base a las tarifas de cada cliente y, así, cerrar el círculo de producción/facturación.

– En este punto es cuando entra en acción nuestra división de Talleres. Gracias a los datos aportados por la integración de WEBFLEET y Satelles al terminar los trabajos, tenemos el conocimiento de diversa información sobre nuestros vehículos que posibilita realizar de un mantenimiento preventivo de la flota, en lugar de esperar a que se produzca cualquier incidencia. De este modo, reducimos posibles averías y los tiempos de paralización de los vehículos.

– Con toda la información en nuestro ERP, realizamos el análisis de esos datos a través de aplicaciones de BI como Jet Reports y Power BI, creando cuadros de mando e informes clave para la toma de decisiones en tiempo real. Asimismo, hemos podido crear modelos de contabilidad analítica por servicio, vehículo y actividad.

A continuación se listan, a modo resumen, las diferentes tecnologías implementadas en este proyecto de integración:

• Dynamics365 Business Central: Plataforma ERP de Microsoft, cuyo núcleo financiero gestiona toda la contabilidad de la empresa.
• IBLogistics: Vertical de Dynamics365 Business Central, especializado en la gestión de empresas de logística y transporte
• IBBuilding: Vertical de Dynamics365 Business Central, especializado en la gestión de empresas de construcción y de producción de materiales para la construcción
• WEBFLEET: Sistema de gestión de flotas de Webfleet Solutions
• Vmware: Plataforma de virtualización sobre la que se configuran los distintos servidores virtuales necesarios para el proyecto
• Azure: nube pública de Microsoft con capacidad para ejecutar servidores virtuales y distintos servicios tecnológicos
• Veeam backup: Herramienta de Backup para la realización de réplicas de servidores virtuales
• ARC: Herramienta de Backup para la realización del DRS (Disaster Recovery System)
• Sophos Central: Plataforma antivirus con la que se protegen toda la red de ordenadores, servidores y dispositivos móviles
• Jet Reports: Herramienta de explotación de datos con la que se realizan informes y cuadros de mando con la información proveniente de Dynamics365 Business Central
• PowerBI: Herramienta de Business Intelligence con la que se crean cuadros de mando
• Logisplan: Herramienta de optimización de rutas
• Office365 Enterprise: Suite de Microsoft que además del paquete office y correo electrónico incluye muchas más herramientas .
• Sophos Central: Plataforma de seguridad que protege toda la infraestructura tecnológica.