Digitalización, tratamiento de imagen y grabación de datos de índices de los tomos físicos del Registro Civil

Indicadores y procesos de mejora

Los indicadores clave del proyecto han sido:

• Consecución del número máximo de expedientes digitalizados.

• La medición continua de la calidad del dato digitalizado.

• Reducción del tiempo de bloqueo de los libros para evitar molestias a los ciudadanos.

• Eficiencia en el cumplimiento de objetivo de coste.

• Uso de tecnología avanzada y automatización.

• Reducción de tiempos y costes de desplazamiento del ciudadano, pasando a obtener los datos de forma inmediata a través de la WEB

Cuantificación/Estimación reducción consumo

La puesta en marcha del Nuevo Registro Civil y la digitalización y simplificación de los trámites han generado una notable reducción en el consumo de recursos. Al eliminar la necesidad de desplazamientos para realizar gestiones, se ha disminuido significativamente el consumo de energía asociado al transporte, lo que contribuye a la sostenibilidad del sistema. Además, la eficiencia energética en las sedes ha mejorado, ya que se reciben menos personas, lo que reduce la demanda de recursos en estas instalaciones.

Se ha reducido el consumo de papel al obtener las certificaciones de Registro Civil directamente en digital. Se trata de un modelo mucho más eficiente que ofrece acceso directo desde los sistemas de la Dirección General de Policía a los registros individuales durante la expedición de documentos de identidad evitando la obligación del ciudadano de aportar las certificaciones de nacimiento, todo ello agiliza los procesos ahorrando tiempo a la ciudadanía y al personal tramitador.

Cuantificación/Estimación reducción emisiones CO2

El objetivo principal de la digitalización es agilizar la búsqueda de inscripciones y la obtención de certificaciones, facilitando el acceso a la información a través del sistema DICIREG. Esto se traduce en una mejora significativa en la eficiencia del servicio y la experiencia del usuario, al eliminar la necesidad de consultar los libros físicos en papel.

Beneficios indirectos de la digitalización en términos de reducción de producción de CO2:

• Reducción de desplazamientos: Al permitir el acceso a más de 6 millones de inscripciones por medios digitales, se reduce los desplazamientos a las oficinas para consultar o solicitar certificaciones. Esto contribuye a una disminución de las emisiones de CO2.

• Menor uso de papel: La disponibilidad digital de las inscripciones y la posibilidad de obtener certificaciones por medios digitales implica una reducción en el consumo de papel, lo disminuye la demanda de recursos forestales y la energía necesaria para su producción y reciclaje.

Innovación aplicada y buenas prácticas

Este proyecto ha integrado tecnologías avanzadas y buenas prácticas con compañías de máximo nivel.

INDRA con la plataforma MERLIN junto con escáneres cenitales Copibook HD, permitiendo la digitalización de libros sin desencuadernar mediante procesos automatizados de imagen, doble grabación ciega, desempate y validación automática de datos.

NTT Data ha implementado Efficiency Suite (ES) y TŌGŌ, asegurando una gestión integral del proceso, trazabilidad en tiempo real, cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad (Nivel Alto) y visualización mediante cuadros de mando con PowerBI para la gestión de la calidad del proceso.

Se destaca la aplicación de seguridad desde el diseño (RGPD, ENS Nivel Alto), trazabilidad completa de tomos, firma digital de imágenes y controles de calidad en cada etapa. Se incluyen auditorías continuas, planificación flexible con capacidad de ajuste (+25%) y gestión de riesgos. Cargándose finalmente el resultado final en la infraestructura del Mº

Uso de tecnologías (TICs)

El proyecto cuenta con:

Plataforma MERLIN (INDRA):

• Sistema de Gestión de Envíos y Módulo de Inventario: Permiten una trazabilidad total de libros físicos.

• Copibook HD + IndraScan: Software con algoritmos automáticos para detección de bordes, recorte y controles de calidad en tiempo real, reduciendo el esfuerzo del operador y errores humanos.

• Plataforma de Grabación: Módulos especializados que presentan solo el campo a grabar, mejorando la eficiencia y precisión del operador.

NTT Data proporciona:

• Efficiency Suite : gestión integral de servicios, con trazabilidad, seguimiento en tiempo real de ANS/KPIs e informes, facilitando la supervisión.

• TŌGŌ (Digital Workplace): Centraliza el acceso a toda la información.

• PowerBI: Cuadros de mando.

• Automatismos: Orquestan procesos y validaciones.

MPJRC: Recepción de los datos, verificación de las estructuras de datos e integración a los sistemas de almacenamiento de imágenes y datos INFOREG a través de GESTUDE del RC.