Celebración de Juicios Telemáticos

Indicadores y procesos de mejora

En el marco del plan estratégico Justicia 2030, dentro de eje transversal inmediación y fe pública digital, el Ministerio de Justicia ha puesto en marcha una de las medidas pioneras para abanderar la transformación digital de la Justicia a través de la celebración de vistas y actuaciones internas telemáticas, con identificación segura de los interlocutores.

El objetivo es poder realizar actuaciones por videoconferencia y otros medios, con plena validez jurídica, sin necesidad de actuar presencialmente, todo ello relacionado con sistemas de teletrabajo, fundamental para mejorar la eficiencia de la administración y las capacidades de conciliación de los empleados.

2020 se ha visto claramente afectado por la crisis del COVID-19.

Gracias a los esfuerzos de años anteriores, el Ministerio de Justicia ha tenido la capacidad de poner en marcha en un tiempo récord, un Plan de Contingencia basado en la extensión del teletrabajo y el impulso del uso del sistema de videoconferencia, para garantizar el funcionamiento de los servicios digitales prestados a la Administración de Justicia, más necesarios y críticos que nunca en esta situación excepcional.

Durante el proceso de desescalada, el Real Decreto-Ley de medidas procesales y organizativas aprobado por el Gobierno el 28 de abril para hacer frente al Covid-19, establece como vía preferente la celebración de vistas mediante presencia telemática de las partes. Esta medida trata de garantizar la protección de la salud de todos los intervinientes en un juicio en la transición hacia la nueva normalidad, además de contribuir al desatasco de juzgados y tribunales que deben asumir la avalancha de nuevos casos derivados de la COVID-19.

Para dar cumplimiento a lo establecido en dicho Real Decreto, el Ministerio de Justicia ha conseguido dar un salto cualitativo en la Administración de Justicia al habilitar los sistemas tecnológicos necesarios y el uso de un sistema de videoconferencia de calidad para la celebración de juicios telemáticos en los juzgados y tribunales de su ámbito competencial.

La plataforma implementada permite la comunicación bidireccional y simultánea de la imagen y el sonido, así como la interacción visual, auditiva y verbal de las partes que garantiza el principio de inmediación, con salvaguarda de los principios y garantías procesales, incluyendo la adecuada formación de los usuarios para la utilización de tales medios.

El 6 de mayo de 2020 se puso en marcha una experiencia piloto en el Juzgado de Primera Instancia número 13 de Valladolid donde se llevaron a cabo la celebración de los primeros juicios telemáticos. Actualmente se ha extendido al resto del territorio competencia del Ministerio de Justicia (Comunidades Autónomas de Castilla y León, Castilla la Mancha, Islas Baleares, Extremadura y Murcia; las Ciudades Autónomas de Ceuta y Melilla y los órganos centrales, Audiencia Nacional, Tribunal Supremo y Fiscalía General del Estado).

A fecha 31 de julio de 2020 se han celebrado 9.582 juicios telemáticos en el territorio competencia del Ministerio de Justicia, constatando la celebración de estos juicios con absoluta normalidad y consolidándose como un medio eficaz que proporciona mayor agilidad a la Administración de Justicia.

El desarrollo de la vista oral es exactamente igual que si se realiza de forma presencial y goza de igual protección al cumplir con las garantías procesales y de seguridad exigibles, tales como:

– En las audiencias declaradas públicas se permite la asistencia como público a quien lo solicite de forma virtual. Además en el supuesto de actuaciones judiciales de especial relevancia para la ciudadanía y medios de comunicación, se garantiza su total cobertura informativa mediante la retransmisión en directo y mediante streaming de las sesiones de la vista a través de la Sede Judicial Electrónica (https://sedejudicial.justicia.es)

– La identificación y autentificación fehaciente de las partes se realiza a través del servicio PIN JUSTICIA integrado con la plataforma común cl@ve PIN de la de la Agencia Tributaria (sistema de identificación basado en claves concertadas y certificados electrónicos).

– El sistema cumple con las necesarias garantías de Accesibilidad, Disponibilidad, Confidencialidad y Trazabilidad absolutamente imprescindibles para la seguridad y confidencialidad de todos los intervinientes en las actuaciones realizadas por este medio.

Para el control de acceso de los usuarios se habilitan salas de espera virtuales que regulan el momento de cada comparecencia (testigos, peritos…) e impiden que tengan conocimiento del desarrollo del acto en tanto se produce su intervención.

La información transmitida a través de los sistemas está encriptada de forma segura mediante claves de autenticación servidor web, cliente y certificados de confianza públicos entre servidores.

Posibilidad de exhibir documentos en el momento de la vista, los cuales se integran en el Expediente Judicial Electrónico.

La grabación de las actuaciones es firmada electrónicamente por el Letrado de la Administración de Justicia para garantizar la integridad y no repudio de las grabaciones.

Toda la información digital es almacenada en los centros de procesos de datos del Ministerio de Justicia que cuentan con todas las garantías de seguridad mediante la utilización de mecanismos de cifrado de bases de datos y documentos, gestión de las copias de seguridad y cumplimiento de la normativa de protección de datos vigente.

Como mejoras de la celebración de juicios telemáticos cabe destacar:

– Contribuye a agilizar la resolución de los procedimientos judiciales al tiempo que se evita el trasiego de profesionales en los juzgados y tribunales y se restringen desplazamientos, con el consiguiente menor impacto ambiental.

– Mayor productividad y celeridad de los procedimientos al ganar el tiempo que se invierte en la organización de la entrada en la sala de las partes, peritos, testigos, público. Del mismo modo se evitan esperas innecesarias.

– Permite reanudar la actividad judicial y que la Justicia siga funcionando a distancia con todas las garantías procesales. Los ciudadanos ven resueltas sus demandas y los profesionales ven reactivados sus procedimientos.

– Contribuye al desatasco de los juzgados y tribunales como consecuencia de la paralización de la actividad judicial durante el estado de alarma y el aluvión de nuevos procedimientos derivados de la COVID-19.

– Mejor aprovechamiento de la agenda judicial o de reparto de salas disponibles para concentrar su utilización en la celebración de actos en los que la celebración telemática no sea preferente, o haya alguna situación de imposibilidad o dificultad de acudir a la sede física del órgano judicial.

– Con el sistema puesto a disposición de los órganos judiciales se podrá acceder desde todo tipo de dispositivos y en distintas modalidades de acceso, con la capacidad suficiente para dar servicio a toda la actividad judicial, y garantizando que, en su caso, los actos puedan ser grabados y accesibles por el personal habilitado para dicha función.

Toda la información transmitida, tanto audio como imagen, está encriptada de forma segura, disponiendo además de un sistema de auditoría capaz de registrar toda actividad sobre el mismo, de modo seguro e íntegro.

Cuantificación/Estimación reducción consumo

El aprovechamiento de la tecnología permite la celebración de juicios telemáticos suponiendo un importante avance en la mejora de la eficiencia, optimización de costes y aprovechamiento de los recursos públicos que ayuda a la sostenibilidad y a reducir nuestra huella ecológica principalmente a través de las siguientes vías:

– Menores costes y emisiones de CO2 por la reducción de desplazamientos a las sedes judiciales.

Esta reducción aplica a los usuarios de órganos judiciales y fiscalías para realizar actuaciones internas (deliberaciones de los tribunales, reuniones de los órganos de gobierno, juntas de jueces, plenos no jurisdiccionales, comunicaciones entre ellos etc.), como en aquellas actuaciones externas en las que participan ciudadanos y/o operadores jurídicos.

Del mismo modo, se evitan los traslados y desplazamientos de peritos de organismos públicos, intérpretes, cuerpos policiales, testigos, operadores jurídicos, ciudadanos, medios de comunicación etc.

– Reducción de consumos energéticos en las sedes judiciales, como luz eléctrica, calefacción, aire acondicionado, agua etc.

Estimación de ahorros

Aún es pronto para verificar la eficacia e impacto de esta medida en la Administración de Justicia, no obstante, hemos realizado una estimación del ahorro que supone la realización de un acto procesal por vía telemática teniendo en cuenta el número de participantes, el tiempo empleado en desplazamientos, así como el coste del transporte.

En la estimación propuesta a continuación partimos de absolutos mínimos y se obtienen cifras de ahorro considerables, ya que suele haber más participantes, el gasto de transporte en algunos casos implicaría tren, avión, dietas, hoteles y más horas de las indicadas, y el salario de 10€/h se sitúa cerca del mínimo interprofesional.

Suponiendo que en cada juicio telemático:

– Intervienen 6 participantes
– Invierten una hora en el transporte
– El coste por traslado y persona es de 20€
– El salario/hora 10€

En este escenario de mínimos el ahorro por cada juicio telemático ascendería a 120€.

Cabe destacar que en tres meses se han celebrado 9.582 juicios telemáticos en el territorio competencia del Ministerio de Justicia, que según el escenario anterior supondría un ahorro de 1.149.840 €.

Cuantificación/Estimación reducción emisiones CO2

Para la estimación de reducción de emisiones de CO2 en los 9.582 juicios telemáticos que se han celebrado, se supone que:

– Intervienen 6 participantes en un juicio telemático.
– El 40% de los intervinientes se desplaza al juzgado en vehículo de automoción particular.
– 10 km de desplazamiento.
– Emisión media de CO2 de un coche: 120 g/km

Se evita la emisión de 27,6 Tn de CO2 a la atmósfera, que equivale a la contaminación producida por un coche para dar la vuelta al mundo 2,5 veces.

Innovación aplicada y buenas prácticas

Aspectos innovadore

– Acreditación fehaciente de la identidad. Entre los aspectos más innovadores destacar que se ha puesto en marcha un sistema único en España, que consiste en la prestación telemática de determinados servicios a través de tecnología de vídeo-identificación no biométrica y certificación.

El sistema de inmediación digital permite identificar fehacientemente los intervinientes de una videoconferencia y certificar el trámite -identificación y firma digital-, con las mismas garantías jurídicas que se tienen cuando se realiza presencialmente.

Para desarrollar este proyecto, se ha contado con la colaboración de la Agencia Tributaria y la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, lo que supone un importante ahorro en tiempo y costes.

De este modo se mejora la seguridad del proceso de identificación y autentificación de las personas citadas en las vistas judiciales por videoconferencia.

Permite además mayor trazabilidad del proceso de autentificación de cada persona, ya que la información se almacena en una base de datos relativa a cada autentificación.

Para el usuario la identificación es mucho más ágil ya que es accesible mediante un enlace sin necesidad de descargarse ninguna herramienta y siendo la identificación inmediata.

– Activación de salas virtuales. La celebración de una vista telemática en su totalidad resulta bastante compleja por el número de personas que deben intervenir y porque cada una de esas personas se encontrarán en distintos lugares.

Para ello se han habilitado salas virtuales de modo que todas y cada una de las personas puedan intervenir en el acto procesal respetando el derecho de defensa.

Cada sala de vistas física tiene atribuida una sala virtual, ya que ésta debe conectarse al sistema de grabación eFidelius, cuyo equipo se encuentra en dicha sala de vistas.

Además, en estas Salas se podrán mantener conversaciones y reuniones virtuales con participantes que pertenezcan tanto a la Administración de Justicia como a otros colectivos (usuarios de otras administraciones, hospitales, policía, guardia civil, particulares, etc).

Podrán acceder a este servicio desde cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo, tanto corporativo como personal, siempre que cuente con cámara y conexión a internet, incluido un teléfono móvil.

Buenas prácticas

– El Ministerio de Justicia ha elaborado y difundido una guía con recomendaciones para la celebración de los juicios telemáticos.

El documento analiza los elementos organizativos, técnicos y jurídicos, de aplicación en su ámbito competencial, para la celebración de actuaciones judiciales cuya realización sea viable mediante la utilización del sistema de videoconferencia corporativo y que deban ser grabadas por el sistema eFidelius.

En dicho texto, se especifican las cuestiones técnicas que son necesarias para el correcto funcionamiento del sistema de videoconferencia, comprendiendo desde el acceso a la sala virtual, a la conexión con eFidelius, y todos aquellos aspectos que permitan la realización de las actuaciones telemáticas previstas por los órganos y oficinas judiciales.

Lo que se pretende es facilitar la práctica de las actuaciones judiciales en este formato, ofreciendo la información necesaria a usuarios internos y externos, a la vez que se homogeneiza la forma en que habrán de llevarse a cabo en todo el ámbito competencia del Ministerio de Justicia.

– Planificación con antelación. Para una buena coordinación, cuando un órgano judicial decida realizar una actuación procesal telemática, lo acordará con la suficiente antelación y fijará día y hora, para adoptar y verificar las medidas técnicas pertinentes para llevarse a su práctica.

Para asegurar la correcta conexión a la multiconferencia y la correcta integración con el audio de la videoconferencia con eFidelius, se realizan pruebas 24h-48h antes del inicio de la vista.

– Posibilidad de adoptar las medidas necesarias para la protección de menores, personas con capacidad modificada o especialmente vulnerables, en aquellos casos en los que dichas personas deban intervenir en estas actuaciones telemáticas, valorando las utilidades disponibles que permite la aplicación, como ocultación de la imagen.

– Se procura la digitalización previa de aquellos documentos que hayan de ser utilizados durante las actuaciones judiciales telemáticas, de forma que se permita un acceso adecuado por los intervinientes.

Usabilidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

Para la realización de las actuaciones procesales telemáticas se utilizan los sistemas informáticos que el Ministerio de Justicia ha puesto a disposición de los Juzgados y Tribunales de su ámbito competencial, dado que éstos garantizan la autenticidad, seguridad e integridad de la grabación de la actuación judicial que se desarrolla.

Asimismo, el personal dispone de dispositivos para el acceso remoto al sistema y prestar servicios mediante el teletrabajo, puede acceder al expediente judicial electrónico y dispone de firma electrónica.

En concreto, el Ministerio de Justicia dispone del sistema de grabación de salas de vistas eFidelius y una solución de videoconferencia (CISCO) que hacen posible la celebración de vistas virtuales y su incorporación al expediente judicial electrónico correspondiente con todas las garantías, al igual que en las vistas realizadas de forma presencial.

– Sistema de grabación de salas de vistas eFidelius encargado de la grabación fidedigna de vistas.

Incorpora un sistema de doble firma, mecanismos de registro y de garantía que permitan asegurar la autenticidad e integridad de lo grabado.

El sistema de grabación está preparado para realizar intercambio de información tanto con el sistema de Gestión Procesal, la Agenda de Señalamientos y el equipo de videoconferencia.

Proporciona las medidas de seguridad necesarias para certificar la integridad de las grabaciones desde su solicitud en forma de reserva en la agenda de señalamientos, hasta la firma del Letrado de la Administración de Justicia.

Desde este sistema, el órgano judicial crea y autoriza señalamientos para los actos procesales, y el día de la vista se graba el acto procesal e incorpora al Expediente Judicial Electrónico.

– Sistema de videoconferencia fija que permite realizar declaraciones, Juicios, comparecencias, conciliaciones y demás actos procesales.

Está disponible en todos los órganos judiciales, fiscales, salas de vistas, gerencias territoriales, Instituto Nacional de Toxicología y Ciencias Forenses e Institutos de Medicina Legal del territorio competencia del Ministerio de Justicia.

Con este sistema debemos conectarnos a la misma sala de multiconferencia donde se esté produciendo el acto procesal telemático, para que se grabe en el sistema e-Fidelius.

– Sistema de videoconferencia móvil que permite realizar declaraciones, Juicios, comparecencias, conciliaciones y demás actos procesales, así como reuniones internas desde cualquier lugar en el que nos encontremos y con cualquier dispositivo, tanto corporativo como personal (solución multiplataforma).

Permite la comunicación entre personas tanto del ámbito de la Administración de Justicia como ajenas a él, de una manera sencilla, rápida y con un alto nivel de calidad.

Solución tecnológica de videoconferencia CISCO en alta disponibilidad

El sistema de videoconferencia fija se encuentra integrado con el sistema de grabación y nos permite realizar videoconferencias una vez autorizado por el órgano.

Para ello utiliza protocolos de comunicaciones IP/IP, también se adapta a protocolos de comunicaciones más antiguos RDSI/I y permite realizar multiconferencias utilizando diversos estándares de video o audio, de los más antiguos a los más actuales.

Asimismo, permite la conexión con equipamiento de diferentes fabricantes.

A su vez, esta solución se encuentra integrada con el sistema de videoconferencia móvil y permite que ambos tipos de videoconferencia (fija y móvil) se puedan visualizar (video y audio) y grabar en el sistema de grabación procesal de la propia sala.

Los usuarios internos se registran utilizando el mismo usuario y password que utilizan para registrarse en sus pcs ordinarios, al encontrarse toda la solución integrada con el directorio activo de la organización.

Otros medios técnicos

Adicionalmente, el personal al servicio de la Administración de Justicia dispone de otros medios técnicos instalados en las salas de vistas: PC de grabación, Mini PC, Micrófonos y dispositivos para participar en actos procesales desde cualquier otro lugar (Surface Pro + Dock Station y Webcam para Pc)

En la plataforma de Formación online Aula en Línea los usuarios pueden consultar distinto contenido multimedia sobre el uso de los sistemas y guías rápidas de uso e instalación de los dispositivos.