¿Esta España preparada para para cumplir con los objetivos de la Agenda 2030-2050?
España está preparada y de hecho está muy cerca de conseguir el 100% de digitalización en todos los territorios, es un proyecto país que está permitiendo tener una calidad de servicio homogénea, independientemente de las competencias.
Hay que destacar que para alcanzar los objetivos planteados en Justicia se ha contado con la dotación económica de los fondos europeos, y se están teniendo en cuenta para su desarrollo, como parte del núcleo de su actividad, el impacto sobre la transición energética, la competitividad del país, proporcionando ahorros y eficiencia, y por supuesto, la tecnologías. Todas son dos cuestiones sinérgicas ya que la tecnología facilita una importante mejora en términos energéticos y de sostenibilidad, y la eficiencia genera recursos para poder poner el foco en la ciudadanía.
El Ministerio de Justicia a través del Plan Justicia 2030, incluido en la Agenda 2030, ha impulsado un fuerte compromiso con el medio ambiente persiguiendo la sostenibilidad y eficiencia. Todas las iniciativas cumplen con las políticas de Transición Ecológica y Cambio Climático, y este Ministerio está especialmente involucrado en un proceso de cambio orientado a la mejora de la eficiencia organizativa y procesal y también la mejora del impacto medioambiental.
Las inversiones realizadas en los proyectos emprendidos y en los que están por venir tienen un retorno positivo, eliminan costes y gastos de funcionamiento futuro ya que, gracias a la automatización, hay menores costes para la sociedad y la administración, y la justicia es más rápida y eficiente.
Todos nuestros proyectos eliminan desplazamientos y con ello se reducen las emisiones de CO2, además de ahorrar tiempo y papel a los colectivos profesionales y ciudadanía que se relaciona con la Administración de Justicia.
Por poner un ejemplo de digitalización que contribuye a una justicia más verde y respetuosa con el medio ambiente podríamos hablar de los proyectos de inmediación y presencia digital que además de eliminar desplazamientos y con ello las emisiones de CO2 asociadas, se elimina el papel y se reducen los tiempos de tramitación con los beneficios para la sociedad que ello conlleva.
Desde 2021, el profesional solicitaba electrónicamente el expediente, pero ya, ahora un profesional accede directamente al Expediente Judicial Electrónico a través de la plataforma Horus. Antes tenía que ir presencialmente al juzgado, esperar a que el funcionario le atienda, conseguir un expediente en papel, fotocopiarlo, etc. Gracias al proyecto de acceso al expediente judicial electrónico, se pasa de tardar horas en hacer un trámite a tardar un minuto. Lógicamente, este Proyecto es un éxito.
Además, la digitalización permite mejorar la atención y cercanía a la ciudadanía con mecanismos seguros para la identificación y la firma electrónica de las personas. Para ello se han puesto en marcha proyectos como el Escritorio Virtual de Inmediación Digital (EVID) que permite a los funcionarios la atención de trámites por videoconferencia, o los Juicios Telemáticos celebrados en todo el territorio que, desde mayo de 2020, han posibilitado la realización de más de un millón actuaciones telemáticas no presenciales eliminando desplazamientos y protegiendo la salud de todas las personas en los peores momentos de la crisis sanitaria.
Asimismo, se ha apostado por la reutilización y compartición de los sistemas tecnológicos existentes para la mejora de la eficiencia del servicio público, como una demanda real y urgente de la ciudadanía. La reutilización y compartición de sistemas es una oportunidad inmejorable para conseguir una Administración Pública más eficiente en su conjunto, ya que se evita tener que desarrollar nuevos sistemas `por parte de los distintos actores competentes, con el esfuerzo y coste que ello supone, cuando es posible el reaprovechamiento de una tecnología que ya ha sido creada previamente en el seno de otra Administración y que nos permite cumplir la función que estamos buscando sin necesidad de incurrir en una duplicidad de sistemas tecnológicos.
Otra interesante iniciativa que está comenzando es la de Edificios Sostenibles. Este proyecto busca la rehabilitación de edificios enfocada a la mejora de la eficiencia energética, a la descarbonización y al cumplimiento de los objetivos de la economía circular. Los beneficios que se pretenden alcanzar abarcan el aspecto económico, vida social, mejor calidad de vida, preservar recursos naturales, medioambiente más saludable, seguro y productivo.
Por último, no quiero dejar de hacer referencia a los proyectos de Automatización Robótica de Procesos (RPA) que tanto éxito están cosechando. La implementación de RPA contribuye significativamente a la sostenibilidad económica de nuestra administración al mejorar la eficiencia de los procesos y reducir los costos operativos. Los robots de software automatizan tareas repetitivas y rutinarias, lo que permite liberar a los empleados para que se enfoquen en actividades de mayor valor agregado.
¿Qué papel juega la tecnología para conseguir que instituciones/ciudades/industrias/centros de datos/infraestructuras tecnológicas… mejoren su eficiencia energética? ¿Cuáles considera son las tendencias más relevantes en este ámbito?
El uso de la tecnología se ha demostrado que puede contribuir a la eficiencia energética en un entorno como en el que vivimos, en el que los indicadores climáticos nos están dando señales de que es necesario y urgente un cambio en nuestros hábitos productivos y de consumo. El Ministerio de Justicia ha visto clara la necesidad de plantear soluciones tecnológicas dirigidas a mejorar esta situación mediante la eficiencia energética a nivel económico y medioambiental.
Entendemos la tecnología como una compañera necesaria para frenar el cambio climático y a la vez, con la experiencia adquirida, hemos podido comprobar que gracias a este enfoque las soluciones implantadas mejoran el Servicio Público de Justicia y revierte de forma positiva en la sociedad en su conjunto.
Las soluciones diseñadas dan respuesta al funcionamiento de la Administración de Justicia y cuentan con el apoyo de los colectivos que se relacionan con ella, así como por los profesionales que forman parte del ecosistema justicia. Esta administración siempre se ha caracterizado por el gran volumen de papel que manejaba, por el espacio físico que este ocupaba en las sedes, la lentitud de sus procedimientos y por la cantidad de desplazamientos necesarios para realizar cualquier trámite.
Todo esto está cambiando a gran velocidad gracias a las iniciativas implantadas que ya son realidades en nuestro país. Los objetivos comunes a todas las soluciones son:
- Menores costes y emisiones de CO2 por la reducción de desplazamientos a las sedes judiciales gracias a la tramitación electrónica para profesionales y ciudadanía. Por ejemplo, los proyectos de inmediación y presencia digital evitan los desplazamientos a las sedes judiciales y los datos de ahorro son espectaculares. En el último año se han realizado más de 1.300.000 trámites no presenciales y al eliminar desplazamientos se han evitado la emisión de cerca de 3.000 Tn de CO2 a la atmósfera. Los datos del Puesto de trabajo Deslocalizado también son impactantes, en el último año se ha logrado evitar una emisión casi 5.000 Tn de CO2 a la atmósfera.
- Agilidad en la tramitación y el intercambio de datos entre los órganos judiciales y otras instituciones relacionadas con la Administración Justicia. Los trámites que se han habilitado de manera electrónica también han permitido el ahorro estimado de más de 800.000 horas de trabajo en el último año y de más de 6.000.000 de hojas de papel en el mismo periodo.
- Eliminación de papel y reducción de espacio físico de almacenamiento debido al gran volumen que pueden presentar este tipo de expedientes, tanto en su intercambio como en su gestión. En cuanto a la eliminación de papel podemos hablar de los proyectos de automatización y robots de nacionalidad que desde enero de 2022 hasta octubre de 2023 han permitido realizar más de 000.000 de trámites y con ello se ha producido un ahorro estimado de más de 10.000.000 de hojas de papel.
Me gustaría destacar que este Ministerio, está siendo un referente en una en el uso de tecnologías emergentes, en beneficio de sus administrados, sus funcionarios, y de la ciudadanía. Pero es que, además, estas tecnologías están resultando unas grandes aliadas para conseguir la eficiencia energética.
Estas tecnologías emergentes nos están permitiendo el avance en la automatización inteligente de procesos consiguiendo éxitos notables en el último año. Con la puesta en marcha de los proyectos de robotización, se ha conseguido un ahorro estimado de más de 500.000 horas al personal tramitador que han podido dedicar a otro tipo de tareas de mayor valor, beneficiando a miles de ciudadanos y ciudadanas y se ha evitado la emisión de más de 2 Tn de CO2 a la atmósfera.
Los robots desarrollados ejecutan las tareas para confirmar que la información grabada en el sistema se corresponde con la documentación existente. Estas tareas repetitivas, eran gestionadas por el personal de tramitación de forma manual, y la robotización está siendo la mejor de las soluciones ya que el robot no se equivoca ni se cansa y es capaz de seguir los pasos establecidos de manera rápida y automática.
La robotización no conlleva, en ningún caso, adopciones de resoluciones, que se reservan en modo exclusivo a la intervención humana.
Este impacto se ve mejor con algunos ejemplos:
Desde julio de 2022, cuando arrancó el proyecto, la automatización de los expedientes de nacionalidad española por residencia ha superado la cifra de 450.000 propuestas de concesión. En este proyecto trabajan en paralelo 5 procesos robotizados (concesiones por residencia, concesiones sefardíes, denegaciones, comprobaciones con la DG de la Policía, carga de información del Instituto Cervantes) que han llevado a cabo más de 2.600.000 procesos robotizados
La automatización de la trasmisión de información entre los Sistemas de Gestión Procesal y el CDCJ está permitiendo liberar de carga de trabajo a los Letrados de la Administración de Justicia. Desde su puesta en marcha, se están realizando más de 4.000 operaciones automatizadas diarias, llegando a las 10.000 en algunos días.
¿Cómo se puede lograr un despliegue eficiente de las tecnologías?
La transformación digital de la Administración de justicia es ya una realidad y las líneas de trabajo se trazaron en el Plan Justicia 2030 que supone el gran compromiso de esta legislatura para impulsar el Estado de Derecho y el acceso a la Justicia como palancas de la transformación de nuestro país, para estar a la vanguardia en desarrollo tecnológico y en atención a la ciudadanía. Dentro de este plan está contemplado un despliegue eficiente de las tecnologías.
Este Plan gira sobre el eje de la cogobernanza, la cual supone una pieza central en la mejora del servicio Público de Justicia y ha asentado un modelo de éxito capaz de llegar a consensos, a proyectos país y a objetivos comunes que garanticen la igualdad de derechos en todos los territorios. La cogobernanza entre el Ministerio de Justicia con las diferentes comunidades autónomas, Consejo General del Poder Judicial y Fiscalía, ha ampliado las estructuras existentes, ensanchando los espacios de diálogo e información y en los que también tienen su lugar los profesionales de la justicia.
Los proyectos país están diseñados para impulsar el desarrollo y el bienestar de una nación en su conjunto y buscan abordar desafíos y oportunidades a nivel nacional, teniendo un impacto significativo en la vida de sus ciudadanos y en el futuro del país
De este modo, hemos conseguido acordar unos objetivos conjuntos como país, entre todos los implicados, desde el Consejo General del Poder Judicial, la Fiscalía, hasta las Comunidades Autónomas con competencias transferidas y el Ministerio de Justicia. Todo ello, como se ha señalado, con el apoyo de los fondos europeos, porque si hay fondos, pero no objetivos o proyectos coordinados, puede que no haya una optimización de esos recursos.
Desde el Ministerio de Justicia estamos centrando nuestros esfuerzos en valernos de los medios tecnológicos existentes para la mejora de la eficiencia del servicio público y queremos mantener un modelo de servicios comunes interoperables entre sí, respetando las peculiaridades y características de cada comunidad autónoma.
La estrategia que se está desarrollando desde el Ministerio de Justicia es la implantación de los proyectos tecnológicos de manera paulatina, con una implementación de estos proyectos de manera gradual y progresiva.
Al implementar gradualmente, se minimizan las interrupciones en las operaciones actuales, lo que resulta trascendental cuando se quiere garantizar la continuidad y además nos brinda la flexibilidad que necesitamos para realizar ajustes y mejoras a medida que se obtiene más información y experiencia.
Los cambios tecnológicos van siempre acompañados de un cambio cultural que hay que superar con formación y difusión de información para que esa gestión del cambio minimice los temores naturales y saque el mayor partido posible a las competencias digitales de las personas. La implementación gradual de los proyectos tecnológicos facilita el proceso de aprendizaje, lo que resulta beneficioso para la adaptación al cambio y la resolución de problemas a medida que van surgiendo.
Esta metodología de trabajo hace que, desde hace años, nuestro país sea un referente en Europa en los procesos de transformación digital de los sistemas de Justicia, como revela el primer informe sobre el estado de la Década Digital hace balance de los avances de la UE hacia el éxito de la transformación digital, tal como se establece en el programa político de la Década Digital para 2030. En él se muestra que España ha logrado avances significativos en los objetivos de la Década Digital de la UE, se destaca que España es uno de los países de la UE con mejor desempeño en infraestructura digital, en particular respecto a la conectividad. En redes fijas de muy alta capacidad está significativamente por encima de la media de la UE (93% vs 73%), y en cobertura de fibra hasta sede, supera ampliamente la media de la UE margen (91% frente a 56%).
También se resalta que nuestro país está a la vanguardia del e-Gobierno (o gobierno electrónico) y los servicios públicos digitales en la UE, y continúa actualizando sus servicios e infraestructuras para adecuarlos a los rápidos avances tecnológicos y las necesidades de los ciudadanos y negocios. España se sitúa muy por encima de la media de la UE en los indicadores que miden el número de usuarios de Internet que utilizan servicios de gobierno electrónico (84% vs 74%), en servicios públicos digitales para ciudadanos (86) y para empresas (91), y en el acceso a los registros sanitarios electrónicos (83).
Tomando como punto de partida el objetivo fundamental de garantizar la prestación del servicio público de Justicia por medios digitales, equivalentes, de calidad y que se aseguren en todo el territorio del Estado Español, la hoja de ruta que nos ha posicionado donde estamos, nos ha llevado a lograr una interoperabilidad y usabilidad completas entre los órganos judiciales del territorio Ministerio y las Administraciones Públicas. Además, se ha implementado el intercambio de expedientes judiciales electrónicos entre sistemas de gestión procesal, lo que permite realizar itineraciones de Expedientes Judiciales Electrónicos y sus documentos asociados, entre distintos sistemas de gestión procesal y se ha puesto a disposición del personal al servicio de la Administración de Justicia nuevas herramientas que agilizan e incrementan la eficiencia de su trabajo. A esto hay que añadirle el puesto de trabajo deslocalizado que favorece la movilidad con los consiguientes ahorros de tiempo y emisiones de CO2.
El Ministerio de Justicia de España, tiene como visión para la inteligencia artificial como un servicio de ayuda y apoyo, no como elemento de decisión, poniendo el foco en aquellos procesos que no son la función jurisdiccional, requieren mucho tiempo y que son susceptibles de automatización. Además, se está haciendo hincapié en la vertiente más social y de acompañamiento a la ciudadanía más vulnerable para contribuir a una mayor justicia social.
También resulta significativa la agilización de la tramitación que se está consiguiendo a través de la aplicación de la tecnología basada en la automatización y robotización de procesos con resultados inmediatos que permiten la redistribución de las tareas del personal para realizar funciones de mayor calidad y valor añadido como la mejora de la atención al ciudadano a través de nuevos servicios.
Se han impulsado un conjunto de iniciativas novedosas dentro la Administración de Justicia, como es el servicio de cita previa en los órganos judiciales y registros civiles. Se han habilitado nuevos procedimientos digitales, tanto administrativos como digitales, accesibles a través de internet 24/7, entre los que destaca el acceso automatizado al Expediente Judicial Electrónico para profesionales y ciudadanos.
Para que la ciudadanía y profesionales tengan un acceso fácil y rápido a su información dentro la Administración de Justicia, se ha puesto en marcha Carpeta Justicia, que facilita en un punto único y centralizado el acceso a los servicios, procedimientos e información de la Administración de Justicia que afecten directamente a las personas que sean parte interesada en un procedimiento o actuación judicial.
Y no podemos olvidarnos del profundo proceso de transformación que ha experimentado el Registro Civil en España y su digitalización.
En conclusión, la tecnología puede ser una herramienta poderosa para mejorar la eficiencia y mejorar el servicio púbico de justicia, pero solo cuando se implementa de manera estratégica y se gestiona adecuadamente y desde el Ministerio de Justicia, estamos inmersos en un proceso de mejora continua para lograr un despliegue eficiente de los diferentes proyectos tecnológicos que estamos implementando.
¿Qué valoración tienen los indicadores de eficiencia energética/sostenibilidad en la definición de vuestros proyectos tecnológicos?
Los indicadores de eficiencia energética y sostenibilidad son el primer paso para enfocar correctamente los proyectos y nos permiten identificar los procesos que son susceptibles de generar ahorros de energía, papel y disminuir las emisiones de CO2 sin reducir por ello su eficacia y servicio a la ciudadanía.
La definición correcta de estos indicadores es de suma importancia, ya que nos van a permitir utilizar menos energía para desarrollar una misma actividad, pero es que además nos permiten predecir comportamientos sobre el futuro de la demanda de energía para ser proactivos.
En justicia los indicadores más utilizados son: la reducción de emisiones de CO2 en la atmosfera (Tn de CO2), el ahorro de papel (número de hojas), el ahorro en desplazamientos en km (km), ahorro en horas de trabajo al personal funcionario y ahorro de costes (euros).
Los datos globales de los proyectos de robotización de cancelación de antecedentes penales y de concesión de nacionalidad puestos en marcha son de lo más impactante: superan los 3 millones de operaciones realizadas con un impacto de ahorro de tiempo estimado en más de 283 mil horas (para el personal funcionario, ciudadanos y profesionales) y ahorro económico de 3,8 millones de euros. Además, han permitido un ahorro de papel de más de 6.000.000 de hojas de papel y permitido que no se emitan 3 Tn de CO2 a la atmósfera.
Un ejemplo reciente de la utilidad de los indicadores de eficiencia es la implantación de la aplicación de coeficiencias, se trata de un estándar aplicable a todos los edificios que vayan a ser objeto de rehabilitación dentro del proyecto de Sedes Sostenibles.
En esta nueva herramienta, los usuarios implicados, arquitectos y técnicos, podrán realizar la evaluación de los edificios a través de la ponderación de una serie de ámbitos y criterios. Al final se podrán analizar los resultados, mediante tablas y gráficos, de la calificación actual, la obtenible y la obtenida respecto a la escala de coeficiencia y eficiencia energética. Al final del proceso se emite un certificado de rehabilitación sostenible de los edificios del Ministerio de Justicia.
Los beneficios que se pretenden alcanzar con la rehabilitación de edificios de manera sostenible abarcan el aspecto económico, vida social, mejor calidad de vida, preservar recursos naturales, medioambiente más saludable, seguro y productivo.
Los indicadores de eficiencia energética nos permiten valorar si los pasos que se están dando van en la dirección correcta, nos ayudan en la toma de decisiones y en la anticipación de posibles problemas. Todo esto supone una inestimable ayuda para enfrentar, de manera colectiva, el reto de reinventar nuestra relación con la energía y mejorar nuestro medio ambiente, haciendo de nuestro planeta un lugar más eficiente y sostenible.
¿Cuál ha sido su papel en este ámbito? ¿En su organización hay más implicados en estos temas (CIO, CINO, COO, CEO, ¿etc.)?
Como se ha señalado la clave del éxito para la gestión de los proyectos está siendo la cogobernanza. Para este Ministerio está siendo todo un reto y un hecho sin precedentes llegar a un entendimiento que permita aprobar por unanimidad todos los proyectos país en los que se va a trabajar de manera conjunta.
Como Director General es un orgullo poder ser la “cara visible” de la transformación digital de la Administración de Justicia y poder tener la oportunidad de contar lo que estamos haciendo en foros como este, pero no puedo dejar de señalar que esto es un trabajo conjunto que ha llevado tiempo y esfuerzo. Se ha alcanzado un consenso por parte de todos los agentes implicados para arrancar todos los proyectos país en los que estamos trabajando juntos y de esta manera todos los implicados los sentimos como nuestros.
Es especialmente reseñable el continuo apoyo que, por parte del secretario general, Manuel Olmedo, así como del secretario de Estado, Tontxu Rodríguez, han brindado a todos los equipos para lograrlo. Sin este apoyo hubiera sido infinitamente más difícil, o directamente, imposible.
Desde 2020 hasta hoy, estamos viviendo una cantidad de cambios a nivel digitalización en la Administración de Justicia sin igual, en un corto espacio de tiempo, estamos agilizando la digitalización, emprendiendo nuevos proyectos e implementando tecnologías disruptivas mucho más rápido, se está haciendo en una sola legislatura lo que no se ha hecho en 20 años.
Es necesaria la figura de un directivo público profesional para llevar a cabo proyectos estratégicos, pero desde luego es necesaria la colaboración entre todas las entidades responsables. Ese entendimiento nos ha venido marcado por el Plan Justicia 2030 que nos ha indicado el camino a seguir, en este punto quiero destacar la colaboración con la Secretaría de Estado de Justicia y la Subsecretaría de Justicia, ha sido fundamental su implicación para impulsar los proyectos conjuntamente.
En la Dirección que lidero hay profesionales de todos los ámbitos con un gran nivel de compromiso e implicación. Cabe destacar que todos los proyectos necesitan un fuerte liderazgo, especialmente, cuando hablamos del proceso de transformación del Servicio Público de Justicia. Esto es algo que el Ministerio de Justicia entendió y por eso creó la primera Dirección General de transformación digital de toda la Administración General del Estado, bajo la dirección de la Secretaría General para la Innovación y Calidad del Servicio Público de Justicia.
La creación de esta Dirección permite una utilización más eficiente de los recursos existentes y una gestión más ágil, así como la planificación conjunta con la Subsecretaría de Estado de las actuaciones que afecten al Departamento.
Este órgano es el responsable de impulsar la modernización y digitalización de la Administración de Justicia, mejorando la Justicia a través de la tecnología y posicionando al Ministerio de Justicia como el proveedor líder de servicios y soluciones que transformen digitalmente la Administración de Justicia en una administración eficaz, eficiente, innovadora y enfocada a ciudadanos y profesionales.
Subdirector General de Impulso e Innovación de los Servicios Digitales de Justicia en la Dirección General de Transformación Digital de la Administración de Justicia
