Hoy la Transformación Digital de la Justicia en España, además de una prioridad clave para el Ministerio de Justicia, es ya una realidad que avanza en la mejora del servicio público de la Administración de Justicia, aprovechando el potencial de innovación de las TIC para crear un sistema de justicia adecuado a las necesidades actuales y evolución futura, respondiendo a criterios de racionalización, optimización, sostenibilidad y eficiencia.
A través del Programa Justicia Digital se ha generalizado el intercambio de información electrónica con terceros (Abogados, Procuradores, Graduados Sociales, Peritos, Forenses, Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, Administraciones Públicas, ciudadanos, personas jurídicas, etc), se ha proporcionado la tramitación electrónica en todas las fases del ciclo de gestión procesal, incluyendo el traslado de los asuntos a otros órganos, y se ha incorporado la capacidad de firma electrónica. Asimismo, se ha puesto en funcionamiento un puesto de trabajo más eficiente que favorece la movilidad y se ha adecuado la arquitectura tecnológica para proporcionar soporte a la actividad judicial con los niveles de seguridad adecuados.
Los esfuerzos continúan en la introducción de capacidades avanzadas en el Expediente Judicial Electrónico como asistentes inteligentes por teclado y voz, la firma manuscrita con tienta digital, conversión a texto del sonido de las grabaciones orales efectuadas en los procedimientos judiciales, y nuevas técnicas de análisis de datos.
¿Esta España preparada para para cumplir con los retos del Horizonte 2030?
Las recientes acciones desarrolladas por parte del gobierno de España como la creación del Ministerio para la Transición Ecológica, aglutinando las competencias de energía, medio ambiente, cambio climático y agua; y el Plan de Acción para la implementación de la Agenda 2030 de desarrollo sostenible, aprobado en el mes de junio, merecen una valoración positiva de cara a impulsar las actuaciones para el cumplimiento de los compromisos internacionales en el ámbito medioambiental adquiridos por España.
Por lo que se refiere al Ministerio de Justicia, a través de la Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia (SGNTJ), las reformas afrontadas en los últimos años basadas en el desarrollo de un modelo de prestación de servicios digital, abierto y transparente contribuyen de forma proactiva al cumplimiento de los objetivos definidos en el Horizonte 2030.
Desde la SGNTJ se han venido implementando paulatinamente medidas de eficiencia energética y consiguiente mejora medioambiental derivadas de la reducción del papel empleado, reducción del espacio de almacenamiento físico y, ahorro de desplazamientos y combustible.
Cabe destacar que el Ministerio de Justicia se encuentra inmerso en un importante proceso de Transformación Digital que se está realizando a través del desarrollo de diferentes proyectos como Justicia Digital, Fiscalía Digital, Comunicaciones Electrónicas, etc., que suponen que toda la información del Expediente Judicial Electrónico se encuentre en digital, con un importante impacto medioambiental en cuanto a la reducción del consumo de materias primas y ahorro de energía.
Entre las acciones impulsadas a nivel nacional, el Ministerio de Justicia ha asumido compromisos en el III Plan de Gobierno Abierto de España que contribuye al cumplimiento del Objetivo de Desarrollo Sostenible 16 (Promover sociedades pacíficas e inclusivas para el desarrollo sostenible, facilitar el acceso a la justicia para todos y construir a todos los niveles instituciones eficaces e inclusivas que rindan cuentas) y que constituye un acelerador del resto de los Objetivos de Desarrollo Sostenible; En el Plan Nacional de Reformas también se establecen prioridades relevantes desde el punto de vista del objetivo de Desarrollo sostenible 8 (Promover el crecimiento económico sostenido, inclusivo y sostenible, el empleo pleno y productivo y el trabajo decente para todos). Los compromisos del Ministerio de Justicia se centran en el impulso de los datos abiertos como instrumento para una Justicia Abierta en España, el establecimiento del Punto de Acceso General de la Administración de Justicia, a través del cual, se proporciona acceso electrónico al conjunto de servicios de la Administración de Justicia y el desarrollo de un Escritorio de Trabajo electrónico para dotar a profesionales y ciudadanos de servicios digitales que les permitan interactuar y disponer de un mejor acceso a la información judicial.
Por otra parte, desde el punto de vista de la contratación pública verde, la SGNTJ lleva tiempo incluyendo dentro del clausulado de licitaciones relevantes la exigencia de la Norma ISO 14001, como norma internacional de gestión medioambiental, en aras de garantizar la contratación pública con contratistas medioambientalmente responsables. Y desde la entrada en vigor de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento, se ha intensificado esta labor a través de la inclusión en los pliegos de requisitos, de criterios de adjudicación o condiciones especiales de ejecución de carácter medioambiental. A modo de ejemplo de los aspectos medioambientales incluidos en licitaciones a través de cláusulas dirigidas a reducir el uso de papel y otros materiales y reducir los desplazamientos. A modo de ejemplo:
- “Las comunicaciones formales, documentos, resúmenes, informes, etc. se realizarán por el contratista en formato digital y se remitirán vía telemática, a fin de evitar el uso del papel”;
- “La gestión de los residuos generados durante la ejecución del contrato en las distintas sedes judiciales: embalajes de los distintos equipos, plásticos, restos y sobrantes de cable, documentos y cualquier otro residuo generado, facilitar el reciclaje de aquellos materiales que puedan ser reciclados, para lo cual deberá hacer entrega de los mismos a un gestor autorizado para ello: punto limpio, gestor de residuos, etc”;
- “La entrega de parches y/o nuevas versiones de software del producto mediante medios electrónicos sin soporte físico, reduciendo así embalajes, soportes magnéticos y residuos para la entrega de nuevos productos o nuevas versiones de los productos contratados”.
Por otro lado, en la gestión de compras se toma en consideración que los bienes adquiridos, como ordenadores, pantallas, servidores, etc. sean de bajo consumo energético, siguiendo una política de renovación del parque informático bajo criterios de eficiencia energética.
La implantación de las TIC dentro de la Administración de Justicia ha generado grandes beneficios dentro de la misma, no sólo por la Transformación Digital en sí misma, sino por los beneficios colaterales de las TIC como ahorro del consumo de energía con equipos más eficientes, mayor agilidad en las comunicaciones, menor generación de residuos y acercamiento de los servicios públicos a los ciudadanos.
Quién considera está impulsando más la adopción de estas tecnologías: ¿Gobierno, proveedores de tecnología, empresas usuarias…? ¿Cuáles son las principales barreras?
La Transformación Digital afecta a todos los ámbitos de la sociedad, y por tanto, la participación conjunta y coordinada de todos los stakeholders, es un elemento clave para lograr que el impulso de la Transformación Digital sea una realidad y eficaz.
El gobierno y las administraciones públicas correspondientes en sus niveles de competencia, tienen la responsabilidad de impulsar y liderar el proceso de Transformación Digital a través de la adopción de iniciativas legislativas y la implementación de planes de acción estratégicos que permitan llevar a cabo las actuaciones de forma coordinada. Por supuesto, los proveedores de tecnología y las empresas usuarias son imprescindibles para sustentar este proceso por sus conocimientos y experiencia, ya que cuentan con las herramientas y soluciones avanzadas para impulsar el cambio y la competitividad que supone la aplicación de estas tecnologías en la sociedad.
Entre las barreras, además del profundo cambio cultural, hay que considerar la necesidad de capacitación de nuevos perfiles profesionales que deben ampliar sus competencias para ser capaces de gestionar y analizar el gran volumen de datos que se genera y de fomentar la innovación en todos los niveles requeridos en esta nueva estrategia digital.
¿Qué acciones desarrolladas recientemente por su organización considera más relevantes en materia de Eficiencia Energética? ¿Qué papel han tenido las TIC? ¿Cuáles considera son las tendencias de más relevancia en este ámbito?
El compromiso del Ministerio de Justicia en orden a la Transformación Digital de la Justicia contando con la tecnología y la innovación como herramientas fundamentales, implica una importante huella energética, ya que supone un importantísimo ahorro en el uso del papel y reducción de consumo de recursos energéticos al reducirse de forma notable los desplazamientos, con el objetivo de prestar un servicio público de calidad, más ágil, eficiente y transparente, y dotar de más seguridad y garantías a los procesos.
Entre las líneas estratégicas establecidas desde el Ministerio de Justicia para transformar digitalmente la Justicia, se ha logrado la digitalización de los procesos para garantizar que los juzgados y tribunales puedan hacer una tramitación procesal electrónica durante el ciclo completo de vida del proceso judicial, dando soporte también a todas las necesidades que rodean al procedimiento judicial, como la participación e intercambio de información electrónica con terceros, la consulta de las grabaciones de juicios u otras diligencias, y el traslado de procedimientos entre órganos judiciales y a instancias superiores.
Para ello, se ha incrementado el volumen de desarrollo de sistemas de información junto con las necesidades de integración entre ellos y la infraestructura central, construyendo un ecosistema tecnológico mucho más complejo.
El sistema de Gestión Procesal es el eje central alrededor del cual se han construido e integrado las nuevas funcionalidades que proporcionan la tramitación electrónica integral de los procedimientos judiciales, como son la Plataforma de comunicaciones electrónicas; el Portafirmas electrónico; el Visor de Expedientes Judiciales Electrónicos Horus, para el acceso y consulta del Expediente judicial Electrónico; y la Plataforma de servicios centralizados que facilita la interoperabilidad entre las aplicaciones mediante servicios web para establecer comunicaciones con sistemas externos, invocar servicios comunes y tener datos unificados.
Para hacerlo posible se ha dotado de una mayor capacidad a la infraestructura tecnológica basada en la concentración de servidores, centralización de la información y servicios y se han actualizado las redes de comunicación. Este proceso implica que actualmente dispongamos de la misma capacidad de cálculo, pero con un menor consumo energético, ya que los nuevos servidores son más eficientes energéticamente hablando.
Asimismo, se ha reforzado la cooperación con otras administraciones mediante la integración de plataformas comunes consolidadas en la Administración General del Estado (como @firma, Cl@ve, @apodera, Notific@, Carpeta Ciudadana, Dirección Electrónica Habilitada), que constituye un ahorro evidente en costes y optimización del gasto público, además de favorecer la interoperabilidad entre Administraciones, ciudadanos y profesionales en la realización de trámites, proporcionando un servicio de confianza normalizado, homogéneo y seguro para todos los implicados.
Por último, se ha puesto en funcionamiento un puesto de trabajo más eficiente mediante la dotación de la última tecnología en dispositivos portátiles que proporcionan a Jueces, Magistrados, Fiscales y Letrados de la Administración de Justicia, el acceso y disponibilidad del Expediente Judicial Electrónico en cualquier lugar y momento de forma ininterrumpida y segura de extremo a extremo.
¿Cuál ha sido su papel en este ámbito? ¿En su organización hay más implicados en estos temas (CIO, COO, CEO,…)?
La Subdirección General de Nuevas Tecnologías del Ministerio de Justicia ha virado en el modelo de prestación de servicios tecnológicos a la Administración de Justicia en el ámbito de competencia gestionado por el Ministerio de Justicia, hacia un modelo de prestación a través de un catálogo de servicios de negocio a través del cual se gestionan aproximadamente 50 servicios, muchos de los cuales se configuran a partir de múltiples sistemas y aplicaciones, que se dirigen tanto a la actividad jurisdiccional en sentido estricto, como a los instrumentos de apoyo a esta actividad, y los servicios de carácter transversal como videoconferencia, servicio de soporte y formación a usuarios, intranet corporativa, entre otros.
Mi papel como CIO de esta organización se ha encaminado fundamentalmente a la dirección estratégica de la Transformación Digital de la Administración de Justicia en España para asegurar el alineamiento de los sistemas de información con el negocio de la organización, así como una óptima y eficiente integración. Así mismo, he afrontado una importante reorganización interna de los procesos y los departamentos para poder garantizar un Gobierno TIC efectivo, llevando a cabo la gestión de todos los servicios, proyectos, necesidades de negocio, seguridad y riesgos, y económica y financiera.
Siempre he trabajado con el objetivo final de afianzar la Transformación Digital de la Administración de Justicia para conseguir una administración eficaz, transparente, eficiente, innovadora y enfocada a ciudadanos y profesionales. Para lo cual, todo el personal que dirigimos la organización, hemos afrontado un importante rediseño y optimización de los procesos organizativos que permiten a la SGNTJ mejorar la entrega de valor al negocio, optimizar los recursos, mejorar el compromiso de negocio, y mejorar la organización interna. Se han implementado una batería de medidas, y actuaciones de mejora de los procesos de los servicios ofrecidos encaminadas a paliar las áreas desempeño.
Ha sido un plan de transformación de extremo a extremo que permite cambiar las diferentes líneas necesarias para proveer. Desde que iniciamos esta transformación ya hemos alcanzado importantes hitos como:
- Establecimiento de una nueva estructura organizativa interna y externa que refleje las necesidades del negocio y las prioridades de IT.
- Elaboración de un Catálogo de Servicios para dar respuesta a la demanda tecnológica de los usuarios y la Justicia.
- Control y Gestión de la Demanda para optimizar la entrega de servicios.
- Implantación de sistemas de gestión y herramientas tecnológicas para la optimización de los procesos internos (Confluence, JIRA, Enterprise Architect…).
Este cambio supone la implantación de unGobierno de IT siguiendo una metodología COBIT, ITIL, TOGAF y de Gestión de Proyectos. Un modelo que busca una total orientación al servicio que se presta a los usuarios, teniendo como objetivo último ser una organización que este bajo la Certificación ISO 20000-del Sistema de Gestión de Servicios de Tecnologías de la Información, norma que describe un conjunto de procesos de gestión diseñados para ayudar a brindar servicios de TI más eficaces, tanto dentro de su organización como para sus clientes.
Además, en este momento en el cual la Transformación Digital de la Administración de la Justicia es una realidad, surgen nuevos retos que debemos afrontar, como fomentar la movilidad y el uso de tecnologías disruptivas (Big Data, Inteligencia Artificial, robotización de procesos, etc).
Todo este trabajo desarrollado en los últimos años, permitirá que la Transformación Digital de la Justicia haya supuesto y vaya a seguir suponiendo a corto y medio plazo un crecimiento exponencial de la demanda de servicios TIC al Ministerio de Justicia.
¿Considera que ha mejorado la posición competitiva de su organización con la implantación de Tecnologías de la Información y Comunicaciones? ¿y en lo referente a competitividad energética?
La incorporación de las Tecnologías de la Información y Comunicación para la Transformación Digital de la Justicia pretende, además del cumplimiento de la legalidad, conseguir una mayor eficacia y eficiencia en la tramitación de los procedimientos, ahorro de costes al Estado y a los ciudadanos y reforzar las garantías procesales.
Indudablemente, las herramientas TIC introducidas proporcionan un acceso ágil y seguro a la información, permiten la gestión y seguimiento de los procedimientos judiciales de forma digital así como el intercambio electrónico de información entre órganos judiciales (itineraciones, elevaciones de actuaciones y traslado de procedimientos entre órganos judiciales por resolución de cuestiones o conflictos de jurisdicción y competencia, para resolver un recurso, peticiones y prestaciones de auxilio jurisdiccional).
Si bien nos encontramos en un periodo de transición, en el que los procesos digitales conviven con el papel, los beneficios obtenidos de la digitalización de los procesos en la Administración de Justicia y los datos de uso demuestran un alto impacto medioambiental positivo por la evidente reducción en el uso y trasiego del papel, el espacio de almacenamiento y la reducción de los desplazamientos de los profesionales, colectivos, organismos públicos y ciudadanos a los órganos judiciales para la presentación de escritos y documentos que supone, además de la repercusión directa en el acortamiento de los plazos y duración de los procedimientos judiciales. Algunos ejemplos son:
- La plataforma de comunicaciones electrónicas, LexNET, da servicio a más de 320.000 usuarios de la Administración de Justicia, profesionales jurídicos y organismos públicos que se relacionan con la Administración de Justicia, y ha gestionado un volumen de más de 222 millones de actos de comunicación desde 2016. El volumen medio diario ronda los 300.000 mensajes.
- Más del 80% de los escritos se presentan de forma electrónica (desde el año 2016, 10.582.041 escritos telemáticos frente a 2.259.399 escritos en papel).
- El 100% de las notificaciones se practican de forma electrónica.
- La firma electrónica evita que se tengan que imprimir las resoluciones para firmarlas como se hacía habitualmente (Desde 2016 se han realizado más de 19,6 millones de documentos y dictámenes firmados).
- La consulta y acceso al Expediente Judicial Electrónico en su totalidad se puede realizar en la herramienta Visor Documental Horus y directamente en el Sistema de Gestión Procesal Minerva, a su vez permite la descarga del Expediente sustituyendo así la imagen del funcionario transportando los autos fuera de la Oficina Judicial. (Desde el año 2016, se han realizado 20,3 millones de operaciones).
- Las itineraciones, elevaciones de actuaciones y traslado de procedimientos entre órganos judiciales por resolución de cuestiones o conflictos de jurisdicción y competencia, para resolver un recurso, peticiones y prestaciones de auxilio jurisdiccional se realizan de forma electrónica (se han realizado 1.796.379 envíos de forma electrónica de a través de Justicia Digital).
- Se han celebrado 116.595 videoconferencias con una duración total de 40.571 horas (desde el 1 de enero de 2017 al 30 de septiembre de 2018).
- Se han grabado 384.875 vistas judiciales con una duración total de 102.151 horas (desde el 1 de enero de 2017 al 31 de agosto de 2018).
- Se reducen drásticamente los desplazamientos de los profesionales, colectivos y organismos públicos a los órganos judiciales para la presentación de escritos y documentos.
- Se encuentra en proceso el proyecto de Renovación del Puesto de Trabajo para su adaptación al trabajo en digital, se van a renovar más de 8.500 ordenadores personales fijos que disponen de pantalla de sobre mesa y teclado con lector de tarjeta criptográfica, más de 4.800 pantallas adicionales para disponer de doble pantalla y facilitar el desempeño de algunas tareas, más de 4.000 equipos multifunción que facilitan la digitalización de documentos y se va a dotar de más de 2.500 ordenadores portátiles ultra ligeros para el puesto de trabajo en movilidad para aquellos usuarios que tienen la necesidad de desplazarse.
- También se ha iniciado el proceso de renovación integral del hardware y software de los medios de videograbación digital a fin de incrementar la calidad y estabilidad de las mismas en los actos orales, así como su integración en el expediente judicial electrónico, de las más de 600 Salas de Vistas existentes. Esta línea de trabajo además, permitirá añadir nuevas prestaciones y la incorporación de tecnologías más innovadoras como la conversión a texto de forma automática de las vistas y declaraciones para poder introducir asistentes inteligentes.
Subdirector General de Nuevas Tecnologías de la Justicia del Ministerio de Justicia
