Sistema de optimización energética de ayuda al teletrabajo

Indicadores y procesos de mejora

Este proyecto viene de una primera versión que realizamos durante el 2014 y 2015 y se implantó solo en el inLab y en la Facultad de informática en junio/julio del 2015 y que se ha seguido utilizando. Durante el 2019, otros departamentos de la Universidad comenzaron a interesarse por esta aplicación y decimos poner en marcha el proyecto que aquí presentamos.

El proyecto sigue teniendo los mismos objetivos, pero se ha tenido que adaptar para reconvertirlo en una aplicación multitenant (con todos los requerimientos de seguridad necesarios) para que así pudiesen utilizarla desde cualquier departamento de la Universidad, así como realizar actualización de la interficie y añadir algunas mejoras.

También queremos indicar que debido al confinamiento obligado por el COVID-19, el teletrabajo ha propiciado aún más el uso de nuestra aplicación, seguimos teniendo peticiones de más departamentos, con lo que a finales de este año veremos aún más incrementado su uso.

Como llevamos con ella desde junio del 2015, hemos podido ir cuantificando la reducción del consumo y desde el año pasado y sobre todo este 2020, el hecho de usarse en una gran parte de departamentos de la Universidad, ha hecho que esa reducción se incremente.

Los indicadores en los que nos hemos centrado han sido dos, el de eficiencia y el de calidad, este último desde el punto de vista del cliente.

– Eficiencia: Valorar que la implantación de este proyecto conlleva un uso más eficiente de los recursos, los PC’s no están encendidos a todas horas, solo cuando el usuario lo está usando.

El proyecto nos permite recopilar información de cuando se enciende y cuando se apaga un equipo, pudiendo calcular estos tiempos para evaluar este indicador.

– Calidad: Nos interesa evaluar la calidad del producto desde el punto de vista del cliente, para ello realizamos dos medidas, encuestas a los usuarios y estadísticas de uso de la aplicación.

A raíz de los valores obtenidos para estos indicadores estamos poniendo en marcha algunos procesos de mejora como son:

1) Facilitar al administrador la recopilación de datos de la puesta en marcha y el apagado y ofrecerla en diferentes formatos.

2) Habilitar opción «forzada» de puesta en marcha del equipo a los usuarios para solventar ciertos problemas de verificación del estado del equipo.

Cuantificación/Estimación reducción consumo

Cuando el proyecto se implantó en junio del 2015 el número de ordenadores sobre los que actuaba la aplicación eran 110, actualmente hay un total de 700 ordenadores.

Los datos que teníamos cuando comenzamos el proyecto era que, aproximadamente la mitad de los ordenadores se quedaban encendidos por las noches y una pequeña proporción de ellos los fines de semana.

Realizando cálculos, teniendo en cuenta que las horas de trabajo diarias son 7,5 y que el total de horas máximas trabajadas al año son de unas 1.650 horas.

Estas 1650 horas deberían ser las horas de funcionamiento de un ordenador, lo que implica un consumo de unos 165 KWh por ordenador al año, lo que nos daría un total de 18.150 KWh al año (con los 110 ordenadores que empezó el proyecto).

Si el 50% se quedaba encendido por las noches, esto nos daba un total de 3.200 horas más al año encendido, con un consumo de 320 KWh al año, es decir que consumirían un total de 17.600 KWh más.

Aplicando estos cálculos al total de ordenadores actuales tenemos:

-Sin la herramienta, el coste del consumo al año de los 700 ordenadores es, aproximadamente: 99.000KWh (horario laboral) + 96.000KWh (horario no laboral): 195.000 KWh

-Con el uso de la herramienta el consumo al año de los 700 ordenadores es, aproximadamente: 99.000 KWh. Prácticamente se reduce a la mitad el consumo.

Cuantificación/Estimación reducción emisiones CO2

Viendo la reducción en KWh que puede conseguirse gracias a la implantación de este proyecto, conseguimos también reducir emisiones de CO2. Para cuantificar la reducción de CO2 partiremos de los datos que nos da la web de MITECO donde 1KWh equivale a 0,43 Kgr de CO2.

-Emisiones de CO2 sin el uso de nuestra herramienta: 195.000KWh –> 83.850 Kgr de CO2

-Emisiones de CO2 con el uso de nuestra herramienta: 99.000 KWh –> 42.570 Kgr de CO2, reducimos a la mitad las emisiones de CO2.

Innovación aplicada y buenas prácticas

La innovación principal que se ha llevado a cabo ha sido la capacidad de integración en una única herramienta de diferentes servicios (apagar y encender ordenadores de forma remota y conexión remota) que ya existían e implementarlas con una gran sencillez de uso.

Esto ha facilitado que los usuarios la hayan acogido, la estén usando diariamente. Ofrecerles a los usuarios una herramienta tan práctica, que les permite parar o encender el ordenador dese casa u otro lugar, les ha dado la posibilidad de trabajar desde casa, a la hora que necesiten, sin la obligación de dejar el ordenador encendido de forma permanente.

De cara a los departamentos, donde se está usando, implica tanto un ahorro de coste energético como la disponibilidad de más tiempo para las instalaciones y mantenimientos de los ordenadores personales, así como el aumento de vida útil para estos equipos.

Usabilidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

La arquitectura del producto desarrollado es multicapa:

– Backend, donde se desarrolla toda la lógica del producto.

– Frontend, aplicación web que ofrece una interficie amigable y sencilla para el usuario.

– La base de datos dónde se almacena todas las configuraciones e informaciones de los equipos y usuarios.

– El cliente Windows que recibe las ordenes de apagado y de estado desde el backend y actualiza la configuración del ordenador para permitir el Wake-on-LAN.

La aplicación web que usaran tanto el administrador como el usuario se ha implementado teniendo en cuenta las necesidades del usuario, que básicamente son, poder encender el quipo remotamente, poder apagarlo y poder realizar una programación de estas acciones, con lo cual, se ha diseñado de una forma muy práctica y sencilla, es responsive, permite adaptar el formato de los contenidos a las características de cualquier pantalla o dispositivo de acceso.