Análisis con process mining del proceso de Gestión de Certificaciones de proyectos de Inversión y Renovación/Mejora, de la red de transporte de electricidad

Indicadores y procesos de mejora

Indicadores generales definidos para el proceso de Certificaciones de Obras de Proyectos de Inversión y Renovación y Mejora: Grado de automatización, tiempos de ejecución, cumplimiento del flujo de aprobación y %rechazos y retrabajos.

Los objetivos de mejora que se perseguían eran mejorar la satisfacción de los usuarios del proceso a través de la reducción de tiempos de respuesta y de los retrabajos, incrementar la productividad reduciendo reprocesos y rechazos, y reducir el riesgo de incumplimiento normativo anticipando y disponiendo de la información en tiempo, alineado con la estrategia de REE.

El uso de Process Mining permitió agilizar el análisis del proceso y la identificación de mejoras, permitiendo visibilizar la operación real y cuantificada debido al uso de los logs que deja el proceso en los sistemas.

Cuantificación/Estimación reducción consumo

Como resultado del análisis se identificó margen de mejora en términos de automatización, duración y cumplimiento del proceso: 56% del grado de digitalización, y las diferencias de criterios en las aprobaciones, reprocesos que impactan entre 3-30 días de retraso, y un 25% de rechazos de pagos evitables.

Como resultado se definieron mejoras dirigidas a Estandarizar y sistematizar el proceso, Automatizar actividades manuales con altos tiempos de duración, Incluir alertas automáticas y comunicación entre los diferentes equipos con Actions Flows, e Implementar modelos predictivos para reducir tiempos de espera y anticipar acciones y a través de comunicaciones automatizadas recomendar acciones a los responsables del proceso.

Se definieron planes de mejora dirigidos a obtener beneficios a nivel de mejora de tiempos, mejora de la calidad y de eficiencia en costes.

Cuantificación/Estimación reducción emisiones CO2

No aplica

Innovación aplicada y buenas prácticas

REE tiene en su visión a futuro una línea de evolución de los procesos donde la incorporación de nuevas palancas tecnológicas e innovadoras permitan una transición diferencial para la renovación y obtención de resultados.

Este proyecto ha utilizado Process Mining como técnica innovadora, basada en identificar y analizar las posibles anomalías, desviaciones, retrabajos e ineficiencias en los procesos a través de las huellas digitales. Esta técnica permite disponer de una visión realista sobre los aspectos clave de la ejecución de los procesos y permite desarrollar iniciativas de transformación digital y mejora de las operaciones de manera muy eficiente.

La herramienta utilizada para la prueba de valor fue Celonis EMS, herramienta muy potente de análisis que incluye además funcionalidades de automatización y componentes de IA como machine learning que permiten predecir el comportamiento del proceso y activar medidas preventivas para asegurar el desempeño eficiente de la operación.

Usabilidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

Uso de tecnología de Process Mining para la evaluación de procesos.

Process Mining utiliza las trazas (logs) de los procesos para graficar el flujo real de las actividades que éstos siguen y poder analizar los datos que generan dichos procesos.

Active flows de EMS Celonis para automatizar actividades manuales identificadas a lo largo del proceso.

Monitorización en tiempo real del proceso.

Creación de alarmas para asegurar cumplimiento de SLA’s.