Automatización de Trámites y Licencias

Indicadores y procesos de mejora

Gracias a la automatización de los procesos se ha logrado que cada robot (RPA) realice un promedio de 100 presentaciones diarias. Esto ha supuesto una mejora sustancial dentro del área de Licencias y Autorizaciones que ha podido observar como las personas que lo componen pueden dedicarse a tareas de mayor valor para la compañía.

Al mismo tiempo, los procesos han mejorado gracias a la reducción de los errores cometidos ya que, debido al correcto uso de las tecnologías se ha logrado reducir los errores en las presentaciones electrónicas en torno a un 95%.

Finalmente, el tiempo de presentación de cada proceso se ha reducido en torno al 90%.

Cuantificación/Estimación reducción consumo

La aplicación ha sido desarrollada en la nube y por tanto aprovecha la circularidad de las plataformas compartidas con un único backend para todos los usuarios.

Esto supone un menor consumo energético y por consiguiente una reducción de las emisiones. Los compromisos de reducción de emisiones y uso de energías renovables de las nubes han permitido a la compañía reducir sus propias emisiones de alcance 3.

Adicionalmente la digitalización de los procesos de gestión de trámites y expedientes ha permitido la reducción del uso de papel y el uso de recursos.

La automatización del proceso permite que un único robot ejecute los mismos procesos que hasta 10 personas.

Cuantificación/Estimación reducción emisiones CO2

○ 50% mayor eficiencia energética
○ 95% reducción del uso de papel
○ 80% reducción de recursos
○ 85% recursos compartidos

Innovación aplicada y buenas prácticas

El empleo de sistemas de automatización (RPA, Robotic Process Automation) permite que ciertos procesos repetitivos y que aportan poco valor al ser humano sean sustituidos por sistemas que imitan exactamente la ejecución de un humano.

El desafío principal ha sido que el sistema sea capaz de realizar presentaciones en más de 500 páginas web pertenecientes a distintos organismos públicos.

La innovación del proyecto reside principalmente en la combinación de un sistema de clasificación y almacenamiento de formularios en conjunto de unos robots (RPAs) creados y optimizados para abordar este elevado número de organismos requeridos.

Además, gracias al empleo de las tecnologías la monitorización de los procesos es en tiempo real y ha aumentado el control sobre los procesos, permitiendo a los dueños saber en todo momento el número de presentaciones exitosas, fallidas, la tendencia, etc.

En general, es una monitorización que impacta positivamente en la seguridad y el gobierno de los procesos.

Usabilidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

La tecnología principal que ha sido utilizada para abordar el desafío son los RPAs: Robotic Process Automation, más comúnmente conocidos como robots. Estos sistemas son unidades que imitan o simulan el comportamiento de un humano.

Para el diseño e implementación de estos sistemas es necesario conocer el procedimiento exacto que realiza un humano de tal forma que pueda ejecutarse en cualquier otro momento sin la obligatoriedad de que el humano este presente.

Es vital que el robot tenga unas fuentes de información para poder trabajar tal y como lo haría el ser humano. Para ello se ha trabajado con Power Apps, tecnología Low Code de Microsoft que está enfocada para el desarrollo ágil de aplicaciones, minimizando el tiempo de desarrollo de la aplicación.

El conjunto de ambas tecnologías ha facilitado la disminución de errores (mayor control sobre los datos), mejor monitorización (el robot puede informar que ha sucedido con cada presentación) y menor tiempo de ejecución.