El reto
Nuestro cliente, una multinacional energética, gestionaba un elevado volumen de solicitudes de conexión a su red, dentro de un proceso altamente complejo con plazos fijados para cada una de las etapas.
Disponía de un sistema de gestión que registraba toda la información de sus expedientes y su estado, incluyendo tanto tareas propias como tareas de terceros.
Para supervisar eficazmente la gestión de estos expedientes, se requería una solución analítica que centralizara toda la información clave del proceso. De esta forma, podrían identificarse cuellos de botella, cambios en el estado de cada expediente o realizarse el control de fechas críticas, como el vencimiento inminente de esos plazos prefijados.
La solución:
En Berocam, diseñamos y desarrollamos un Cuadro de Mando de Gestión de Expedientes que permitiera el análisis y explotación de los KPIs e indicadores claves que reflejaran el estado del proceso.
- Primero, se identificaron los indicadores y dimensiones más relevantes para representar el estado de las etapas del expediente.
- Posteriormente, se integraron los distintos orígenes de datos, unificando conceptos y creando un modelo de datos único.
- Sobre esta base, se diseñó un dashboard visual e interactivo en Power BI, siguiendo buenas prácticas de visualización y UX, que permitiera aplicar filtros, navegar libremente y centrarse en los elementos críticos.
- El cuadro de mando contaba con una vista inicial que resumía los indicadores del proceso (estado de los expedientes y puntos críticos de cada una de las etapas); una vista centrada en el análisis de los plazos (tiempo de solicitud aceptada, tiempo de respuesta al cliente, expedientes con plazos a punto de expirar, días de exceso, días para finalizar y riesgo de incumplir con los tiempos medios); y una vista que mostraba la evolución de los expedientes (histórico de expedientes y su estado, expedientes que entran, están en proceso y salen del mismo, movimientos de expedientes entre estados en el periodo de tiempo seleccionado).
Beneficios obtenidos por nuestro cliente:
- La implementación del Cuadro de Mando en Power BI proporcionó a nuestro cliente una visión integral de sus procesos. Entre sus principales beneficios destacaron:
- La detección temprana de cuellos de botella en puntos críticos, permitiendo actuar de forma proactiva en la mejora de los flujos de trabajo.
- El incremento de la eficiencia operativa, al centralizar el análisis de información clave en una plataforma unificada, accesible e intuitiva.
- Un control riguroso de fechas críticas, como plazos y vencimientos, facilitando el seguimiento, la planificación y el cumplimiento.
- Mayor autonomía en la toma de decisiones, al ofrecer a los usuarios herramientas visuales e interactivas para explorar los datos en tiempo real.
- Mejor trazabilidad en el seguimiento de expedientes, lo que facilitó el control y la supervisión interna.
Tecnologías: Analítica de datos, Power BI, Modelado de datos
