Minsait, una compañía de Indra, ha acompañado al Gobierno de Aragón en la digitalización de sus registros civiles, dentro de un ambicioso proyecto que ha contemplado la evolución de más de 10.000 fondos registrales y ha convertido a la comunidad aragonesa en la primera de España en tener todos los registros civiles de su territorio -con 731 municipios- digitalizados.
El desarrollo se ha dividido en diversas fases: en primer lugar, se realizó un proyecto piloto para digitalizar los partidos judiciales de Calatayud (Zaragoza) y Huesca ciudad. En segundo lugar, se acometieron los de Alcañiz, Calamocha y Teruel, lo que convirtió a la provincia turolense en la primera española con sus registros civiles informatizados. Tras ella, siguió la provincia de Zaragoza, recientemente concluida, y, por último, el proyecto finalizará con Huesca provincia, cuya evolución culminará en mayo de 2023. La actuación va en línea con la Ley estatal de Acceso Electrónico de 2007, que reconocía el derecho de los ciudadanos a relacionarse con la Administración por medios electrónicos; así como la Instrucción del Gobierno de 28 de mayo de 2008, por la que se subrayaba la obligación de informatizar todos los registros españoles posteriores a 1950. En la región de Aragón, la digitalización llevada a cabo por Minsait ha ido más allá, incluso, y logra tener constancia digital de las defunciones desde 1935 y, en el caso concreto de Teruel, cuenta también con todos los nacimientos a partir de 1920. La actuación, pionera en el país, ha suscitado ya el interés de otras comunidades autónomas atraídas por seguir su ejemplo.
El Registro Civil alberga miles de volúmenes y se utiliza en España desde hace más de 150 años. Su digitalización constituye un punto de inflexión para el avance de la Administración, ya que constituye el “diario civil” de cualquier ciudadano y en él se inscriben los hechos concernientes a la relación con el Estado de las personas, tales como nacimientos, matrimonios o defunciones. Con su evolución, los fondos documentales que contiene podrán ser consultados sin necesidad de recurrir al papel, lo que supone grandes ventajas para los profesionales y funcionarios que trabajan en la Administración, pero también para los ciudadanos u otros colectivos, como investigadores y expertos, que suelen consultar estos archivos, logrando así un acceso más ágil y dinámico a la información.
Los libros que obran en los archivos del Registro Civil se consideran Patrimonio documental con valor histórico en los términos previstos por la Ley 16/1985 de 25 de junio y, por consiguiente, no pueden ser destruidos ni deteriorados. Debido a ello, para su digitalización se ha requerido el uso de escáneres cenitales, así como medidas especiales para el traslado de los volúmenes.
El paso del papel al soporte informático favorece las gestiones, que se vuelven más inmediatas, así como una mayor seguridad de los fondos y una relación más fluida con la Administración, al facilitar la ejecución de trámites y hacer posible la prestación directa de servicios electrónicos directos a los ciudadanos. De esta forma, los funcionarios de Aragón, con independencia de su cargo o nivel, pueden atender su función en el nuevo entorno digital y desde cualquier lugar, a través de una misma base documental centralizada y en tiempo real que incorpora los mecanismos más exigentes de calidad y seguridad. Este sistema optimiza los tiempos de trabajo, la interconexión de datos con aplicativos de otros Registros y la conservación de los propios fondos, al evitar la manipulación de los ejemplares físicos.
Para Minsait “es un orgullo haber podido acompañar al Gobierno de Aragón en una actuación tan relevante”, subraya Mayte Vázquez, responsable del proyecto en el mercado de Administraciones Públicas de Minsait, quien hace especial hincapié en lo que un proyecto de este tipo supone en criterios de eficiencia y sostenibilidad: “Hasta ahora, se debía localizar el tomo, acceder al mismo y leer todas las anotaciones manuscritas en los propios documentos, lo que dificultaba mucho su manipulación, consulta y conservación. Hablamos de fondos delicados, muchos ya degradados por el tiempo transcurrido y el uso, por lo que una actuación de este tipo es clave para parar su deterioro y agilizar las gestiones o solicitudes hacia la Administración, sobre todo en aquellos municipios más pequeños, donde las limitaciones son determinantes”.
Gestión Documental Inteligente
Con la llegada de la digitalización, la Gestión Documental se ha posicionado como un proceso de transformación necesario en las organizaciones, ya que aporta beneficios sustanciales en términos de eficiencia, costes y control. Un adecuado modelo permite transitar desde la gestión electrónica de documentos a la gobernanza de la información, a través de la digitalización y captura de los fondos -lo que permite reducir e incrementar la productividad- hasta la reducción de costes y tiempo, al poder enfocar los recursos a tareas de mayor valor. Para este proyecto en particular, Minsait cuenta con aplicaciones propias específicas que abarcan todo el proceso, desde la logística, control del escaneo, generación de imágenes masters y derivadas, grabación de metadatos y controles de calidad, así como la generación de ficheros finales o unidades de entrega.
Minsait tiene una dilatada experiencia en el ámbito de la Gestión Documental, con proyectos desarrollados tanto para Administraciones como para otro tipo de organizaciones. Entre sus referencias, la compañía ha llevado a cabo la digitalización y grabación de datos de libros de duplicados consulares del Registro Civil Central en España, que ha supuesto el procesamiento de 2.803 tomos en 10 meses. Igualmente, ha digitalizado más de 16 millones de actas del Registro de la Propiedad para el Ministerio de Justicia de Puerto Rico y, en otro sector de actividad, es reseñable la digitalización realizada hace unos años del fondo histórico de la Fundación RACE, uno de los más importantes de Europa, compuesto en el momento por 4.142 libros, 10.097 revistas, 595 mapas y 799 fondos de otros documentos, como folletos, fotografías o boletines.
