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SARS.Judicial (Servicio de Acceso Remoto Seguro)

El Ministerio de Justicia ha apostado por un entorno de trabajo digital, siempre conectado, más productivo, sostenible y seguro. Por ello, a través de la SGNTJ, se ha mejorado el servicio de acceso remoto a los recursos del puesto de trabajo, disponible tanto para los usuarios de la Administración de Justicia (jueces, fiscales, letrados de la Administración de Justicia y demás funcionarios) como para los técnicos y administradores.

Mediante el Servicio de Acceso Remoto Seguro, se proporciona acceso a los sistemas de información y servicios con todas sus funcionalidades desde cualquier lugar donde se tenga conexión a Internet, con todas las garantías de seguridad de su puesto de trabajo.

• Para los usuarios de órganos judiciales y fiscalías, además de recibir un mejor servicio, permite desempeñar su trabajo en movilidad ya que facilita el acceso y la gestión de los Expedientes Judiciales Electrónicos con todas sus funcionalidades, incluida la firma electrónica, tanto desde las distintas ubicaciones físicas de la propia sede judicial, como fuera de la mismas (domicilio, hoteles, aeropuertos, transporte público, etc.), según proceda.

o El puesto de trabajo móvil se ha puesto en servicio para los usuarios más especializados de la Administración de Justicia: 2.534 Jueces, Magistrados, Fiscales, Letrados de la Administración de Justicia del territorio gestionado por el Ministerio de Justicia. Además permite a los usuarios desempeñar su trabajo en tres modalidades: Conexión al puesto de trabajo exactamente igual que el PC de sobremesa; modo movilidad mediante la conexión a la red Wifi del Ministerio de justicia y modo movilidad desde cualquier lugar mediante SARS.Judicial.

o Próximamente se extenderá al resto de usuarios y órganos especializados como los Institutos de Medicina Legal e Instituto Nacional de Toxicología y Ciencias Forenses y Gerencias Territoriales.

• Los técnicos y administradores pueden gestionar los sistemas de la información de la SGNTJ de forma remota y actuar de forma inmediata en caso de necesidad.

Entre los beneficios de SARS.Judicial, cabe destacar:

• Impacto económico en el ahorro de costes y tiempo en desplazamientos y viajes, mejora de la productividad y desempeño del trabajador.
• Impacto social derivado de un mejor equilibrio de la vida personal y laboral del trabajador mientras que los ciudadanos reciben un mejor servicio público más ágil y eficiente.
• Impacto medioambiental por la reducción de consumo de energía y de emisiones de gases de efecto invernadero derivados de la reducción de desplazamientos y del consumo energético y de climatización en las sedes judiciales.

El Servicio de Acceso Remoto Seguro (SARS.Judicial) se ha diseñado proporcionando acceso a los recursos autorizados para cada rol con los mínimos privilegios y basado en certificado electrónico para identificar que el usuario es quién dice ser. La monitorización del uso de esta tecnología es completa ajustando el funcionamiento con el rendimiento óptimo. Por último, se basa en una arquitectura que mantiene las características de alta disponibilidad, redundancia y capacidad de escalabilidad con el fin de soportar gran número de accesos concurrentes y mayor volumen de datos.

Gracias a esta iniciativa, el Ministerio de Justicia avanza en la prestación de un servicio de mayor calidad con menores costes económicos, medioambientales y sociales: Se intensifica el ahorro y la eficiencia energética, ahorro de tiempo y de combustibles en desplazamientos, facilita la conciliación familiar y aumenta la motivación de los profesionales.

A modo de ejemplo, durante cuatro meses de SARS.Judicial:

• Se ha utilizado por un promedio diario de 343 usuarios de la Administración de Justicia reduciendo la demanda de consumo energético en las sedes judiciales en 583.775,3Kwh con una reducción de 224,7Tn de CO2.
• Se han realizado 27.440 conexiones a SARS.Judicial por usuarios de la Administración de Justicia evitando la emisión total de 33 toneladas de CO2 a la atmósfera, que equivale a la contaminación producida por un coche para dar la vuelta al mundo 6 veces.
• Se han resuelto 22.607 incidencias y peticiones en remoto por los usuarios de gestión interna que han eliminado los costes y emisiones de gases contaminantes de un promedio de 2.000 desplazamientos a las sedes judiciales distribuidas por el territorio nacional, y evitado la emisión de 12 toneladas de CO2 a la atmósfera, que equivale a la contaminación producida por un coche para dar la vuelta al mundo 2,5 veces.
• Se han incrementado las incidencias resueltas en menos de 24 horas en 11 puntos porcentuales (de un promedio del 61% en el periodo anterior a la implantación de la nueva tecnología al 72% actual), que implica mayor productividad y ahorros equivalentes a 23,8 jornadas de trabajo.

Indicadores y procesos de mejora

En los últimos años, el Ministerio de Justicia ha impulsado decididamente un ambicioso proceso de transformación digital de la Administración de Justicia que ha hecho realidad la prestación de un servicio público de calidad, más ágil, eficiente y transparente, y dotar de más seguridad y garantías a los procesos.

El resultado de la digitalización de la Justicia ha supuesto la llegada al siglo XXI de una Administración de Justicia acostumbrada a trabajar en papel y de forma presencial. Hoy es posible una comunicación segura y por medios electrónicos entre la Administración de Justicia y los más de 300.000 usuarios de colectivos profesionales, organismos públicos y administraciones públicas, y ciudadanos.

El 100% de los órganos unipersonales, Audiencias Provinciales, Tribunales Superiores de Justicia y Fiscalías del ámbito de gestión del Ministerio de Justicia pueden hacer una tramitación procesal electrónica durante el ciclo completo de vida del proceso judicial, dando soporte también a todas las necesidades que rodean al procedimiento judicial, como la participación e intercambio de información electrónica con terceros, la consulta de las grabaciones de juicios u otras diligencias, y el traslado de procedimientos entre órganos judiciales y a instancias superiores.

Además, se ha conseguido una Justicia más accesible y cercana con la habilitación de nuevos servicios electrónicos para los ciudadanos y profesionales a través de la Sede Judicial Electrónica, que permiten que cualquier ciudadano puede iniciar un procedimiento desde su casa a cualquier hora del día. Así como la creación del Punto General de la Administración de Justicia que proporciona un acceso electrónico unificado al conjunto de servicios de la Administración de Justicia.

Para seguir avanzando en la transformación digital de la Justicia y mejorar el funcionamiento de la Administración de Justicia, uno de los objetivos estratégicos del Ministerio de Justicia es evolucionar el puesto de trabajo digital proporcionando herramientas eficaces, ágiles y tecnológicamente avanzadas.

El puesto de trabajo digital desarrollado está alineado con el plan de transformación digital estratégico, tiene impacto real en la productividad y mejora la satisfacción de los usuarios ya que da respuesta a sus demandas de conectividad y acceso a sus recursos desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde dispositivos móviles.

Entre las iniciativas para el puesto de trabajo digital, el Ministerio de Justicia ha implementado el servicio de acceso remoto seguro SARS.Judicial que aúna movilidad, disponibilidad y seguridad desde dos perspectivas:

• Permite la movilidad a los usuarios de la Administración de Justicia permitiendo el desempeño de sus funciones como si estuvieran en su puesto de trabajo. El Ministerio de Justicia ha dotado del puesto de trabajo móvil a e 2.534 Jueces, Magistrados, Fiscales, Letrados de la Administración de Justicia del territorio gestionado por el Ministerio de Justicia. Con esta actuación se ofrece a los usuarios más especializados de la Administración de Justicia, la posibilidad de acceder a las aplicaciones internas y repositorios de información, tanto desde las distintas ubicaciones físicas de la propia sede judicial, como fuera de la misma (domicilio, hoteles, aeropuertos, transporte público, etc.), según proceda.

De este modo, los Jueces, Magistrados, Fiscales y Letrados de la Administración de Justicia pueden gestionar el Expediente Judicial Electrónico de forma cómoda, rápida, sencilla e integrada.

Disponen de acceso a la visualización y descarga de documentos electrónicos, información multimedia, grabaciones de vistas judiciales, firma electrónica etc, en cualquier momento y sin restricciones en cuanto a tiempo o contenido con todas las garantías de seguridad.

• Permite a los técnicos y administradores de la SGNTJ realizar los procesos de gestión y mantenimiento preventivo o correctivo de los sistemas de información de manera centralizada y sin requerir su presencia, o bien realizar un diagnóstico precoz sobre el problema existente para adoptar las acciones necesarias para resolverlo.

El valor y beneficios aportados por SARS.Judicial son los siguientes:

• Acceso global, inmediato e ilimitado a la información y aplicaciones desde cualquier lugar y momento sin necesidad de realizar desplazamientos ni descargas de información en dispositivos adicionales como un disco duro local o memorias USB con los consiguientes riesgos de seguridad.
• Agilidad y eficacia: equipos de última generación con gran rendimiento y más eficientes energéticamente para ejecutar las nuevas aplicaciones y gestión del Expediente Judicial Electrónico de una forma más rápida, ágil y sostenible.
• Movilidad y portabilidad: dotación de equipos de tamaño reducido, peso ligero y menor consumo energético que permiten ser trasladados fácilmente de un espacio a otro para poder consultar y firmar los expedientes electrónicos cuando sea necesario desde cualquier lugar y en cualquier momento, con todas las garantías de seguridad. Dependiendo de la situación funciona como un ordenador de sobremesa, como un ordenador portátil o como una tableta, para trabajar cómodamente desde cualquier ubicación.
• Mejora de la productividad: Agilidad en la respuesta ante peticiones e incidencias que redunda en una asistencia más rápida y mayor disponibilidad de los técnicos (cuando ocurra una incidencia, fuera del horario laboral, sin interrupciones sobre el trabajo de los usuarios finales). Puesto de trabajo más eficiente que proporciona acceso y disponibilidad de forma segura a los recursos de aplicaciones y datos en cualquier lugar y momento. Mejora en competencias digitales.
• Se presta un servicio homogéneo a todos los usuarios de la Administración de Justicia, mejorando los procesos de distribución y cambio en aplicaciones y sistemas operativos. Asimismo se reducen los costes de operación y mantenimiento, necesitando menos recursos para mantener el día a día, y menos servicios distribuidos al prescindir de servidores y elementos distribuidos con sus costes de infraestructuras, licencias y servicios de mantenimiento.
• Seguridad y confidencialidad: la protección aplicada se basa en políticas de autenticación, identidad y cifrado de la conexión e información que garantiza la máxima confianza y seguridad en el acceso, manejo e intercambio de la información. Y control ya que permite conocer en todo momento quién ha accedido, cuándo, desde dónde y las acciones que ha realizado.
• Almacenamiento de forma segura que favorece la creación de espacios compartidos y colaborativos con otros componentes del equipo de trabajo o con usuarios externos.
• Mejora de la motivación en el trabajo y, por tanto, del rendimiento laboral.
• Mejora en la conciliación de las responsabilidades laborales y familiares.
• Mejora en las condiciones de trabajo para diferentes colectivos con necesidades especiales de movilidad.
• Mejor servicio público al ciudadano que recibe una respuesta más rápida y de mayor calidad cuando intervienen en un procedimiento judicial y durante la celebración de una vista judicial.
• Mejora medioambiental derivada del uso de dispositivos más sostenibles y eficientes, reducción de desplazamientos y viajes, reducción del consumo energético y climatización de los edificios judiciales.

Indicadores de Mejora:

• Indicadores del Servicio SARS.Judicial: los indicadores que se consideran son el número de usuarios autorizados, número de usuarios conectados y horas de conexión, desglosados por grupo profesional, colectivo, organismo, territorio, sexo etc, durante los meses de abril, mayo, junio y julio de 2019.
• Indicadores que redundan en la mejora de la prestación del servicio a los usuarios de la Administración de Justicia a través de un soporte y asistencia más rápido:

o Volumetría de incidencias y peticiones que se han resuelto en remoto sin necesidad de requerir la presencia de los técnicos en las sedes judiciales (reducción de costes de desplazamientos)
o Volumetría de incidencias resueltas en menos de 24 horas

• Equipos con mayor eficiencia energética

Cuantificación/Estimación reducción consumo

SARS.Judicial significa un avance más en la estrategia de mejora de la eficiencia y optimización de costes, que ayuda a la sostenibilidad y a reducir nuestra huella ecológica principalmente a través de las siguientes vías:

• Menores costes y emisiones de CO2 por la reducción de desplazamientos que significan menos atascos y menos accidentes, lo que a su vez se traduce en menos emisiones de gases contaminantes y una mejora de la calidad del aire. Esta reducción aplica tanto a como a los usuarios de órganos judiciales y fiscalías, para acudir a su puesto de trabajo como a los técnicos y administradores disminuyendo la necesidad de desplazarse a los CPDs, instalaciones centrales y sedes judiciales distribuidas en el territorio gestionado por el Ministerio de Justicia.

• Reducción de papel y consumos energéticos en las sedes judiciales, como luz eléctrica, calefacción, aire acondicionado, agua etc.
• Reducción de gasto IT derivado de:

o La gestión centralizada de los sistemas permite múltiples acciones y despliegues ahorrando espacio, energía y mantenimiento.
o La supervisión proactiva de la infraestructura ayuda a identificar y resolver situaciones antes de que se conviertan en problemas.
o El soporte y asistencia más rápido de incidencias IT

Análisis Indicadores:

SARS.Judicial. Tras la puesta en marcha del servicio con la nueva tecnología, el análisis de los datos de funcionamiento durante los últimos 4 meses (abril a julio de 2019) arroja los siguientes resultados:

• Han utilizado el servicio un promedio diario de 368 usuarios, de los cuales 25 son usuarios de gestión interna y 343 usuarios de la Administración de Justicia.
• Promedio mensual de 7.360 conexiones, de la cuales 500 son conexiones de técnicos de la SGNTJ y 6.860 conexiones de usuarios de la Administración de Justicia.
• Durante 4 meses se han realizado 29.440 conexiones, de las cuales 2.000 corresponden a usuarios de gestión interna y 27.440 a usuarios de la Administración de Justicia.
• La tendencia de los indicadores de utilización del servicio muestran un incremento medio porcentual al mes del 8% en la utilización del servicio y del 5% en el tiempo de conexión.

Estimación reducción consumo energético:

• SARS.Judicial se ha utilizado por un promedio diario de 343 usuarios de la Administración de Justicia evitando los mismos desplazamientos a las sedes judiciales y reduciendo el consumo energético en las sedes judiciales.

Tomando como referencia el informe anual de intensidades energéticas del año 2017 en el sector Servicios en España para el año 2017 publicado por el Instituto para la Diversificación y Ahorro de la Energía (https://www.idae.es/estudios-informes-y-estadisticas), el Consumo Eléctrico Unitario por Empleado para 2017 en el sector servicios es de 5.106 Kwh/empleado.
Durante cuatro meses de utilización del servicio se ha reducido el consumo eléctrico en 583.775,3Kwh con una reducción de 224,7Tn de CO2.

Durante un año supondría la reducción del consumo eléctrico unitario en 1.751.325,8KWh con una reducción de 674,2Tn de CO2.
• Volumetría de las incidencias y peticiones resueltas en remoto: durante 4 meses se han resuelto 22.607 (84%) incidencias y peticiones de un total de 26.901 casos abiertos, con un volumen medio mensual de 5.652 casos resueltos que han eliminado los costes y el tiempo de 2.000 desplazamientos a las sedes judiciales distribuidas por todo el territorio nacional.
• Las incidencias resultas en menos de 24 horas se han incrementado en 11 puntos porcentuales (de un promedio del 61% en el periodo anterior a la implantación de la nueva tecnología al 72% actual), que implica mayor productividad y ahorros equivalente a 23,8 jornadas de trabajo.
• Por otra parte, el puesto de trabajo móvil se ha provisto con equipamiento (ordenadores ultraligeros y accesorios) que cuenta con los últimos avances en eficiencia energética y disponen de prestaciones superiores al puesto de sobremesa que tenían anteriormente.

Según los datos aportados por los fabricantes de los dispositivos y accesorios, cada puesto de trabajo móvil presentan una reducción del consumo energético estimado anual del 50% frente al puesto de sobremesa anterior. El total de 2.534 puestos de trabajo móvil tienen un ahorro anual estimado de 23.059,4Kw (ahorro de 9.1Kw por puesto de trabajo).

Cuantificación/Estimación reducción emisiones CO2

El resultado de los esfuerzos expuestos en los apartados anteriores es la reducción de la huella de carbono contribuyendo a una mayor sostenibilidad del medio ambiente.

Estimación reducción emisión de CO2 en desplazamientos:

• Durante 4 meses se han realizado 27.440 conexiones a SARS.Judicial por usuarios de la Administración de Justicia eliminando los costes y emisiones de gases contaminantes del mismo número de desplazamientos a las sedes judiciales.

Para calcular las emisiones de CO2 de cada desplazamiento se estima distancia media de 10Km por cada usuario, evitando la emisión total de 33 toneladas de CO2 a la atmósfera, que equivale a la contaminación producida por un coche para dar la vuelta al mundo 6 veces.

Durante un año supondría la reducción de 99 toneladas de CO2 que equivalen a la contaminación producida por un coche para dar la vuelta al mundo 18 veces.

• Durante 4 meses se han resuelto 22.607 incidencias y peticiones en remoto por los usuarios de gestión interna que han eliminado los costes y emisiones de gases contaminantes de un promedio de 2.000 desplazamientos a las sedes judiciales distribuidas por el territorio nacional.

Para calcular las emisiones de CO2 de cada desplazamiento se estima una distancia media de 50Km por cada desplazamiento, evitando la emisión de 12 toneladas de CO2 a la atmósfera, que equivale a la contaminación producida por un coche para dar la vuelta al mundo 2,5 veces.

Durante un año supondría la reducción de 36 toneladas de CO2 que equivalen a la contaminación producida por un coche para dar la vuelta al mundo 7,5 veces.

(Para el cálculo de emisiones de CO2 de un automóvil se ha tomado de referencia el nivel máximo de contaminación para eximir a un coche del pago del Impuesto de Matriculación -120 gramos de CO2 por Km recorrido- y 40.066Km para dar la vuelta al mundo).

Innovación aplicada y buenas prácticas

Desde el punto de vista de la contratación pública, la SGNTJ incluye dentro del clausulado de licitaciones sobre el puesto de trabajo la exigencia de la Norma ISO 14001, como norma internacional de gestión medioambiental, en aras de garantizar la contratación pública con contratistas medioambientalmente responsables.

Y desde la entrada en vigor de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento, se ha intensificado esta labor a través de la inclusión en los pliegos de requisitos, de criterios de adjudicación o condiciones especiales de ejecución de carácter medioambiental.

A modo de ejemplo:

• “Las comunicaciones formales, documentos, resúmenes, informes, etc. se realizarán por el contratista en formato digital y se remitirán vía telemática, a fin de evitar el uso del papel”.
• “La gestión de los residuos generados durante la ejecución del contrato en las distintas sedes judiciales: embalajes de los distintos equipos, plásticos, restos y sobrantes de cable, documentos y cualquier otro residuo generado, facilitar el reciclaje de aquellos materiales que puedan ser reciclados, para lo cual deberá hacer entrega de los mismos a un gestor autorizado para ello: punto limpio, gestor de residuos, etc”.
• “La entrega de parches y/o nuevas versiones de software del producto mediante medios electrónicos sin soporte físico, reduciendo así embalajes, soportes magnéticos y residuos para la entrega de nuevos productos o nuevas versiones de los productos contratados”.
• En la gestión de compras se toma en consideración que los bienes adquiridos, como ordenadores, pantallas, servidores, etc. sean de bajo consumo energético, siguiendo una política de renovación del parque informático bajo criterios de eficiencia energética.

El diseño del Servicio de Acceso Remoto Seguro se ha centrado en la Experiencia de Usuario para garantizar a los usuarios de la Administración de Justicia una experiencia de uso ágil, segura, cómoda y ergonómica digital.

Se ha construido una infraestructura tecnológica segura que mantiene las características de alta disponibilidad, redundancia y capacidad de escalabilidad con el fin de soportar gran número de accesos concurrentes y mayor volumen de datos.

Por lo que se refiere al puesto de trabajo móvil se ha provisto con equipamiento (ordenadores ultraligeros y accesorios) que cuenta con los últimos avances en eficiencia energética y disponen de prestaciones superiores al puesto de sobremesa que tenían anteriormente, los cuales permiten a los usuarios desempeñar su trabajo en tres modalidades:
– Conexión al puesto de trabajo exactamente igual que el PC de sobremesa;
– Modo movilidad mediante la conexión a la red Wifi del Ministerio de justicia.
– Modo movilidad desde cualquier lugar mediante SARS.Judicial.

• En primer lugar se realizó un piloto con 51 usuarios para testar la solución tecnológica y realizar ajustes en el funcionamiento de los dispositivos, en función de la configuración necesaria para cada perfil y realizar distintas pruebas controladas para obtener el máximo beneficio y rendimiento de los equipos.
• Implantación progresiva en 3 fases de 2.534 puestos de trabajo móvil para Magistrados, Jueces, Letrados de la Administración de Justicia y Fiscales en paralelo a la puesta en servicio del Expediente Judicial Electrónico.
• Se ha diseñado y ejecutado un Plan de Comunicación dirigido a los usuarios de la Administración de Justicia y se ha elaborado material formativo específico accesible a través de la plataforma online de formación.
• El soporte a los usuarios de la Administración de Justicia se proporciona por el Centro de Atención al Usuario del Ministerio de Justicia en formato 24 x 7, para la resolución de incidencias y, peticiones de servicio. Adicionalmente, se ha creado un servicio especializado de soporte funcional en remoto para la resolución de incidencias en primera llamada.

El soporte y mantenimiento de SARS.Judicial se basa en la monitorización completa del uso de esta tecnología ajustando el funcionamiento con el rendimiento óptimo. De esta forma, se puede actuar de forma preventiva, y asignar mayores recursos en caso de que sea necesario.

Usabilidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

Arquitectura SARS.Judicial: La solución tecnológica se basa en una arquitectura centralizada que consta de:

• Servidores Web.
• Servidores de aplicaciones.
• Sistema de almacenamiento y backup. La solución incluye una copia de seguridad del almacenamiento de las máquinas virtuales de infraestructura y del almacenamiento de perfiles y datos de usuario.
• Balanceo de la carga, dimensionada para dar servicio a todos los usuarios de la Administración de Justicia. Actualmente el promedio de usuarios diario es de 368 usuarios.

Seguridad: la protección aplicada se basa en políticas de autenticación, identidad y cifrado de la información.

• Integración de los servicios de seguridad en la infraestructura de la red
• Sistema de defensa contra amenazas
• Tecnologías de seguridad dedicada a los dispositivos y aparatos de conexión de redes, todo ello para defender de manera proactiva el negocio, las aplicaciones, los usuarios y la red.
• Sistema de conectividad seguro que utiliza funciones de cifrado y autenticación que permiten el transporte seguro a través de redes que no son de confianza. A fin de proteger las aplicaciones de datos, voz y vídeo a través de medios cableados e inalámbricos. A través de tecnología VPN se garantiza la confidencialidad de todas las comunicaciones IP, y se ofrece conectividad confiable y flexible mediante la integración de enrutamiento dinámico y compatibilidad con numerosos protocolos.
• Sistema de administración de identidad y confianza que se encarga de facilitar o denegar el acceso a las aplicaciones y recursos disponibles de acuerdo con los derechos y privilegios específicos para cada usuario.

La solución tecnológica del puesto de trabajo móvil consta de los siguientes elementos:

• Ordenador portátil ultraligero Surface Pro 4: Un equipo portátil, ultradelgado y rápido que permite ejecutar de forma sencilla y ágil las aplicaciones que los usuarios utilizan en su día a día. Además, incorpora la capacidad de usarse como tableta gracias a su funcionalidad táctil. El modo de trabajo con el portátil ultraligero es igual al del PC de sobremesa, mejorando en prestaciones como potencia y movilidad.
• Accesorios: Teclado/funda para Surface Pro 4, Dock Station (estación de carga que permite adaptar la Surface Pro 4 a las necesidades de los usuarios, permitiendo acceder a las mismas aplicaciones instaladas, documentos personales y compartidos en red, utilizar impresoras y escáneres…), Lector de tarjeta bluetooth (elimina las conexiones mediante cables, dotando al usuario de mayor comodidad y movilidad en el uso de las tarjetas criptográficas necesarias en los trámites electrónicos judiciales a los que se enfrenta día a día.), Lector/Grabador externo de CD/DVD (para poder seguir accediendo toda la información que tengan en soporte CD/DVD).