¿Qué acciones desarrolladas recientemente por su organización considera más relevantes en materia de Eficiencia Energética? ¿Qué papel han tenido las TIC/Tecnologías? ¿Cuáles considera son las tendencias de más relevancia en este ámbito?
En el ámbito del proyecto de modernización del Registro Civil, que el Ministerio está llevando a cabo desde hace más de 10 años, se está produciendo una transformación radical de modelo de servicio que afecta, tanto a la naturaleza de los asientos del Registro como a la prestación del servicio, buscando un modelo más eficiente basado en el uso de las TIC minimizando las actuaciones manuales y presenciales en las Oficinas lo que permitirá acortar plazos y eliminar desplazamientos.
Respecto a la naturaleza de los asientos se ha pasado de escribir párrafos literarios en Libros manuscritos y firmas hológrafas a recoger datos estructurados en los nuevos asientos electrónicos con firma electrónica longeva. Esta orientación al dato de las nuevas tramitaciones permite eliminar errores y dar un acceso rápido y eficiente a las inscripciones.
Desde el punto de vista del servicio, el nuevo modelo pone al Ciudadano en el centro y desarrolla un ecosistema en el que se promueve las actuaciones administrativas automatizadas entre las Administraciones Públicas.
Siendo el Registro Civil uno de los registros públicos imprescindibles del país, las ventajas del nuevo modelo están permeando en muchos servicios públicos y actuando como motor de generación de nuevos servicios electrónicos con lo que los ahorros mencionados se están propagando en muchos ámbitos de actividad fuera de Justicia, como son los Servicios Sociales, Ayudas y prestaciones o Sanidad.
¿Qué valoración tienen los indicadores de eficiencia energética/sostenibilidad en la definición de sus proyectos tecnológicos?
Los indicadores de eficiencia energética y sostenibilidad del nuevo modelo están en las premisas de diseño de los nuevos servicios puesto que el Registro Civil es la memoria de un país y no puede destruirse. Pero debido a su naturaleza física, su integridad está amenazada por el deterioro de los soportes con el paso del tiempo, la seguridad en su custodia por estas repartidos por miles de oficinas a lo largo de todo el territorio nacional y consular o la pérdida por desastres como inundaciones o incendios.
Por eso es más necesario que nunca dar una solución sostenible en el tiempo para garantizar la integridad y seguridad de los Libros. Por esto el Ministerio consciente de la importancia de salvar los Libros y por tanto la memoria del país, ha puesto en marcha proyectos de digitalización que permitirá poder seguir dando servicios sobre estos Libros pero sin dañarlos.
Estos proyectos se han abordado desde dos perspectivas:
- Un proyecto tradicional de digitalización de Libros que consiste en la captura de las inscripciones manuscritas y su posterior tratamiento para incluir dichas imágenes en el Archivo Digital del Registro Civil en el que constan aproximadamente el 50% de los Libros del país. Esto permite proteger estos Libros al existir esta copia digitalizada y dar publicidad a sus datos a través de servicios de acceso electrónico seguro y confidencial a aquellos que ostenten un interés legítimo. En cuanto la disponibilidad presupuestaria lo permita, se continuará con este proceso para poder finalizar el escaneado de Libros y empezar a plantear la retirada de los Libros en papel a los Archivos históricos para salvaguardar este importante patrimonio de todos los españoles.
- Proyectos de tratamiento de los datos e imágenes obrantes en estos Archivos digitales aplicando las últimas tecnologías de procesamiento masivo de datos, OCR e Inteligencia artificial para extraer la información relevante y facilitar su traslado a los nuevos Registro individuales del nuevo modelo de Registro Civil.
¿Cuál ha sido su papel en este ámbito? ¿En su organización hay más implicados en la transformación digital asociada a la eficiencia energética? (CIO, CINO, COO, CEO…)?
En este caso, la implicación de todos los agentes ha sido fundamental para el éxito de esta transformación que ha culminado el pasado mes de julio con la puesta en servicio del sistema DICIREG en todas las oficinas de España. Una transformación del calibre de la del Registro Civil (institución que lleva ejerciendo su misión desde 1870) no puede llevarse a cabo si no se entiende como un proyecto país y de conjunto.
Es cierto que es un proyecto donde la tecnología es una parte importante, que lo hace realidad, pero sólo con ella no se conseguiría el objetivo final -> Transformar la literatura al Dato. Para ello se ha contado con la máxima prioridad política, y el apoyo de todas las CCAA, Diputaciones y Ayuntamientos. Además se han aprovechado las ayudas europeas de los Fondos Next Generation, que han sido parte clave de la financiación del mismo. Es un proyecto ejemplo de colaboración, interés e impulso en todos los ámbitos administrativos y políticos: Políticos por la determinación de modernizar el RC. Administrativos porque hay oficinas de RC en todos los municipios de España, y para cambiarlo había que contar con todos y cada uno de ellos.
Este es sin duda un ejemplo de Proyecto País, de proyecto de colaboración, de proyecto interdisciplinar. Y es gracias a esa colaboración y determinación de todos es cuando se ha conseguido este hito, que es sin duda el pilar de la transformación de nuestra sociedad de derecho. Pues como bien saben, todo derecho de los españoles surge por la inscripción de ese hecho en el RC, que da fe de la situación civil y personal de cada español. Por ende, es el garante de los derechos de los españoles.
¿Considera que ha mejorado la posición competitiva de su organización con la implantación de TICs? ¿Y en lo referente a eficiencia energética?
Como ya he dicho, no es una mejora en “mi” organización, es una mejora en “mi” país. Todo lo que se ha avanzado y realizado con este proyecto de digitalización, es la punta de lanza de lo que denominamos ya Registro Civil 2.0. Con la digitalización se abre un camino para tener toda la información del RC a un solo golpe de clic y en tiempo real. Pero esto pasa por convertir toda la literatura de los libros a datos que sean entendibles por máquinas. A pasar de tomos y páginas a hablar de personas. El nuevo modelo de Registro Civil está centrado y pensado en las personas, estamos humanizando el RC. Y esto nos permite comenzar a pensar en los nuevos servicios al ciudadano. Servicios “propositivos”.
No sé si ya han oído hablar del proyecto Evento Vital. Este proyecto permite que los padres de un recién nacido lo puedan inscribirlo en el RC desde el propio hospital, a la vez que se le asigna una entidad sanitaria, tan importante en los primeros días de vida del bebé.
Este proyecto marca el inicio de nuevas iniciativas que facilitan la vida a los ciudadanos, ya que se está trabajando para extenderlo a otros servicios y prestaciones (como la solicitud de la baja de maternidad/paternidad).
Además, y en esta misma línea, también está el Evento Vital Defunción. La Administración, desde el mismo momento en el que fallece una persona, puede tener conocimiento de su “nueva viuda” o sus “hijos menores huérfanos”, ayudando y acercándose más a colectivos vulnerables y “proponiéndoles” los servicios y ayudas de los que se puedan beneficiar en estos momentos tan delicados.
Es por tanto una posición competitiva para nuestro país, que, sin duda, será más eficiente tanto energética como socialmente, evitando llamadas, desplazamientos, consultas y desinformación sobre tus derechos vitales.
Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes
Secretaria General para la Innovación y Calidad
