Metro de Madrid, como una de las principales redes de transporte público urbano de Europa, gestiona un elevado volumen de contratos vinculados al mantenimiento y modernización de sus infraestructuras. En particular, el Área de Ingeniería de Instalaciones operaba con un proceso de contratación ordinaria compuesto por 17 etapas, altamente manual y con fuerte dependencia de la gestión documental.
El análisis inicial identificó ineficiencias relevantes en la generación y revisión de documentación, formalización contractual y, especialmente, en la fase de comunicación de cierre, donde las notificaciones no llegaban automáticamente a todos los intervinientes, obligando a envíos manuales adicionales y aumentando el riesgo de errores u omisiones. Asimismo, existían limitaciones en la estandarización de plantillas, control de versiones y reutilización de la información, dificultando la trazabilidad y auditoría.
Kyocera abordó el proyecto desde un enfoque de hiperautomatización, aplicando el principio de que las tareas repetitivas y estandarizables debían ser asumidas por la tecnología, reservando la intervención humana para actividades de mayor valor. La solución implantada permite la normalización automática de documentos, control estricto de versiones, trazabilidad completa del proceso y generación automática de notificaciones.
Además, se automatizó la actualización del maestro de contratos mediante metadatos estructurados, facilitando la explotación de la información y su análisis avanzado con herramientas como Power BI. Esta arquitectura permite sentar las bases para futuras integraciones entre áreas y una gestión orientada a datos.
Como resultado, Metro de Madrid ha logrado una estandarización completa del proceso, reducción significativa de errores humanos, automatización total de comunicaciones, mayor agilidad en el análisis global de la información y un refuerzo del cumplimiento normativo y la seguridad jurídica.
El proyecto ha supuesto una mejora tangible en productividad, transparencia y eficiencia operativa, consolidando un modelo replicable para otras entidades públicas que buscan avanzar hacia una administración digital, sostenible y basada en datos.
Tecnología/Solución:
Hiperautomatización | Gestión Documental Inteligente | Automatización de Procesos (BPM/Workflow) | Analítica con Power BI
Con aplicación en:
Transporte público | Administración Pública | Infraestructuras críticas
Implementado en
Metro de Madrid
