Respuestas a Preguntas Frecuentes

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Respuesta a preguntas frecuentes de empresas participantes

Una vez haya formalizado la participación de su empresa (a través de este formulario)  enviaremos un email de confirmación a la persona nos hayan indicado, en el que vendrá reflejada la modalidad contratada (aquí puede ver los servicios incluidos y aquí la normativa oficial del evento) así como información importante de coordinación (le recomendamos guarde para futuras consultas, cualquier duda puede ponerse en contacto a través del 912 794 825 o expositores2021@enertic.org).

Para garantizar el éxito de participación de su empresa es imprescindible preparar bien el antes, durante y después del evento.  Recibirán emails de coordinación solicitándoles información y sugiriéndoles ideas.

El escenario esperado para la celebración del Congreso presencialmente es que más del 75% de la población esté vacunada, la tasa de tasa de incidencia esté por debajo de los 50 casos por cada 100.000 habitantes (en la franja edad público esperado) y no haya restricciones a la movilidad entre Comunidades Autónomas.

Los asistentes deberán mostrar su certificado de vacunación para acceder al recinto o realizarse una prueba diagnostica en el acceso (coste 25€) o mostrar prueba diagnóstica de infección activa de COVID-19 con resultado negativo.

El evento cumplirá con todas las medidas de higiene y seguridad establecidas por la Comunidad de Madrid y los organismos competentes.

El Palacio de Congresos de IFEMA es uno recinto de grandes dimensiones que se ha configurado (Salas y EXPO) para evitar aglomeraciones y dispondrá de:

  • Detección de temperatura corporal, dispensadores gel desinfectante, indicadores de distancias de seguridad.
  • Personal especializado en control de flujos y control uso de mascarillas en todo el recinto (obligatoria)
  • Acreditación a través de Código QR.
  • Protocolo AENOR frente al COVID-19 en IFEMA.

La participación activa en la convocatoria a asistentes es la clave del éxito. La Plataforma desplegará una gran campaña de comunicación y facilitará herramientas a todas las empresas patrocinadoras y expositoras:

  • Dispondrán de una página/landing por cortesía de su empresa: a través del apartado «Leads» podrá consultar quien ha realizado la inscripción y estos contactos serán excluidos de las bases de datos a patrocionadores.
  • En el apartado «Códigos de invitaciones» podrá consultar los codigos de cortesía para invitar a clientes (Pase Oro, etc) que tiene disponibles y quien los ha utilizado.
  • Recibirán un email con elementos de comunicación (banners) personalizados con el logotipo de su empresa. También pueden solicitarlos a expositores2021@enertic.org

Además recibirá un modelo de invitación y le sugerimos algunos textos para elaborar una Nota de Prensa en la que comunicar a los medios de comunicación que su empresa estará presente en #SEC2021 próximamente.

Un mes antes del evento, organizaremos una sesión online informativa con todas las empresas patrocinadoras-expositoras, para explicar las herramientas disponibles y servicios para generar oportunidades de negocio (también haremos una similar para la Red de Colaboración Institucional).

Junio

  • Definiremos las sesiones del Programa de Conferencias e identificaremos a los ponentes invitados (CEOs/CIOs/CINOs) en sectores clave.

Julio

Septiembre

  • Iniciaremos la campaña de comunicación a visitantes.
  • Enviaremos materiales a empresas participantes para impulsar la campaña de comunicación e invitaciones a clientes.
  • Publicaremos la información corporativa de las empresas participantes.
  • Anunciaremos el 70% de ponentes confirmados y empresas participantes.
  • Revisaremos las propuestas recibidas de reuniones ‘FastNetworking’

Octubre

  • Intensificaremos la compaña de comunicación a visitantes
  • Pre-grabaremos las intervenciones de las ‘Innovation Area’
  • Solicitaremos las presentaciones – información final de las conferencias.

Noviembre

  • Potenciaremos el servicio ‘LeadGeneration’ para empresas participantes
  • Reforzaremos la repercusión en Medios de Comunicación
  • Enviaremos el ‘report’ de conclusiones a empresas participantes y entidades colaboradoras.

Además de las presentaciones que pueden realizar en las ‘Innovation Areas’ y anunciaremos por todos nuestros canales. Durante el Congreso organizaremos reuniones (( FastNetworking )). A través de este formulario puede realizar su propuesta. Tenga en cuenta:
¿En que consiste el servicio de FastNetworking?
Se analizaran todas las propuestas recibidas y solo aquellas que la Plataforma considere viables, se pondrán en marcha. En función de la modalidad de participación contratada podrá participar en 1 o más reuniones, el resto de participantes serán invitados según se indica aquí.
Es muy importante segmentar bien el perfil de asistente, porque son reuniones reducidas de 10 asistentes. Por ejemplo «Retos y soluciones para la implementación de las Zona de Bajas Emisiones en ciudades de menos de 50.000 habitantes»

Si es empresa asociada, en función de la modalidad* en la que haya decidido participar en cada una de las Actividad organizadas por la Plataforma dispondrá o no de la base de datos de inscritos:

  • En los emails de coordinación se incluyen todos los detalles para solicitar la entrega.
  • Es necesario que las empresas firmen previamente el «Contrato Encargado de Tratamiento de Datos» con la Plataforma.

* Por ejemplo en el Congreso anual hay tres opciones:

  • Completa: excluyendo los que no autorizan e invitados (también en siguientes opciones)
  • Evento: asistentes a las salas de conferencias.
  • Área: incluye solo los inscritos que tengan interés en el area principal en la que esté participando el expositor.

La cantidad de registros que incluya esta BBDD depende de diversos factores: Nº inscritos, Nº inscritos autorizan, etc. por lo que no podemos comprometernos a una cifra exacta.

Durante el montaje la Secretaría Técnica de la Plataforma estará ubicada en la Planta baja y durante los días de celebración en la 4ª planta. Podrá contactarnos en el teléfono habitual: 912 794 825

  • El martes 26 de 15 a 20h, podrá recoger el ‘Pack de bienvenida’ y acceder a su Stand para terminar de decorar y resolver cualquier indicencia (es muy importante verifique el stand ya que durante los días de celebración nuestro personal estará dedicado a resolver incidencias con asistentes y ponentes).
  • ServisFerial, el proveedor de Stands los días de montaje tendrá ubicado un puesto de atención al expositor en la misma planta 3ª.
  • El desmontaje y la salida de mercancias deberá realizarse entre las 15 y 20h del jueves 28, no estando autorizada la salida de mercancias fuera de ese horario.